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• Pad de la réunion

Heure de début : 15h

Présences : Bruno, 2NIXX, HgO

*Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion.* Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Fin: 18h

Pour le défraiement, on va partir sur le plafond forfaitaire, d'après certaines sources il serait de 44€/jour. De notre côté, on va faire un plafond à 40€/jour.

Quelques sources:

• https://www.levolontariat.be/quels-defraiements-sont-possibles
• https://finances.belgium.be/fr/asbl/benevoles#q2

HgO a vu que dans Tactic ils faisaient des contrats bénévoles avec défraiement. Il peut se renseigner là-dessus.

TODO: HgO va demander plus d'infos côté Tactic

https://doc.neutrinet.be/hub-admin-conditions-ventes

https://compta.neutrinet.be/web?db=neutrinet#id=19&cids=1&menu_id=110&active_id=19&model=mis.report.instance&view_type=form

• Voir pour l'achat de brique, comment on budgétise ça ?
• Prévoir 100€ en plus dans les frais de locaux pour le déménagement éventuel
• Voir les règles d'évaluation pour l'achat de matériel à usage interne : https://files.neutrinet.be/index.php/f/70870

On voit que la proposition de nouvelles cotisations ne devrait pas avoir trop d'impact sur les recettes (-200€ par rapport aux cotisations actuelles)

Il faudrait faire un budget avec les nouvelles cotisations et une projection de 10 nouvelles lignes internet pour voir ce que cela donne en terme de chiffre d'affaire et de solde à la fin de l'année.

https://files.neutrinet.be/index.php/f/95720

• Rajouter les dons mensuels jusqu'en décembre
• Rajouter les frais comptables de 500€ en plus en cas d'assujetissement TVA

On voit que si on sort du régime de la franchise, l'impact ne devrait pas être très important pour nous, car on récupèrera de la TVA (mais on aura des frais comptables en plus).

On avait fait un début de proposition pour revoir les cotisations:

https://files.neutrinet.be/index.php/f/65544

Plusieurs propositions:

1. Tous les services de Neutrinet ne sont fournis qu’aux membres

• Les VPN sont gratuits
• Les lignes internet et les VPS sont facturés
• On espère que les gens ayant déjà un VPN prennent une cotisation de soutien (ce qui ne changerait rien pour eux financièrement → 120€/an)

2. Le VPN n'est pas gratuit, mais c'est un service (comme les lignes internets) qu'on ferait à 5€/mois ou 7,5€.

• On est obligé d'être membre pour avoir accès aux services (VPN, ligne internet etc).
• Donc, avec la cotisation annuelle à 60€/an, on aurait 120€/an pour un VPN, par exemple (Cotisation + service VPN). Idéalement, ceux qui mettent une cotisation VPN à 20€/mois devraient prendre une cotisation de soutien par exemple pour qu'on s'y retrouve.

Questions:

• Est-ce qu'on fixe une limite de nombre de VPN par membre ? 1 seul VPN ça semble peu, mais 2 semble être une bonne limite. À réfléchir.
• Que ce passe-t-il quand une cotisation n'est pas payé ?

Questions à la Chaf:

• Est-ce qu'on peut avoir une cotisation trimestrielle ou mensuelle ? → Le plus simple serait d'avoir une cotisation annuelle, et les gens paient ensuite comme ils veulent.
• Par contre, est-ce qu'on fait une cotisation au prorata de l'année écoulée ou pas ?
• Est-ce qu'une limite par membre au nombre de VPN est un problème ? Est-ce que cela ne lierait pas à nouveau la cotisation annuelle à un « service » ?

Discussions lors de la réunion:

• La proposition 1:
  • le risque est qu'à long terme est que les nouveaux arrivants ne paient qu'une cotisation de 60€/an, et qu'au final le montant des cotisations ne soit plus de 6000€/an (parce qu'actuellement, beaucoup de gens prennent l'équivalent d'une cotisation de soutien)
  • En terme de communication, ce serait plus lisible de dire “en fait la cotisation VPN devient une cotisation annuelle”, mais en vrai c'est un truc qu'on va devoir faire une fois
  • Si plus tard on décide que le VPN coûte 5€/mois en plus de la cotisation, ce sera compliqué à expliquer aux gens.
  • Que faire si quelqu'un prend plusieurs VPN ? Est-ce qu'il faut une limite au nombre de VPN ? Et que se passe-t-il pour les personnes morales qui voudraient en prendre plusieurs, est-ce qu'on aurait une limite différente ?
• La proposition 2:
  • on pourrait plus tard décider que le VPN est gratuit pour les membres, donc cela permettrait une transition plus douce, et ce sera facile à expliquer. Par contre, il faudra prendre en compte la TVA à payer.
  • Pour ce qui est de la TVA, il faudrait voir si ce ne serait pas intéressant pour nous de sortir du régime de la franchise, parce qu'avec les cotisations et les dons, en principe l'État nous devrait de l'argent.
  • Cela rajoutera du travail pour la compta, parce qu'il faudra faire une facture par mois pour chaque VPN pris.
  • Financièrement c'est plus rassurant via cette proposition, car les VPNs vont tous être payé
  • Pas de restriction sur le nombres de VPN par membre.

On pense que la proposition 2 serait plus sûre et plus cohérente avec la réalité (aka un VPN payant si des gens veulent en prendre plusieurs et une cotisation clairement séparée du VPN).

Maintenant qu'on a résolu la question de la cotisation VPN, on a deux questions:

• Cotisation annuelle:
  • On propose de faire une demande de cotisation à deux moments:
    • lorsque la personne devient membre (prend une ligne internet, un compte VPN, ou juste comme ça), et une
    • chaque 1er janvier de l'année
  • Proposition 1 de faire la cotisation du nouveau membre au prorata par trimestre.
    • Du 1er janvier au 31 mars: on paie à partir du deuxième trimestre
    • Du 1er avril au 30 juin: on paie à partir du troisième trimestre
    • Du 1er juillet au 30 septembre: on paie à partir du quatrième trimestre
    • Du 1er octobre au 31 décembre: on paie à partir du 1er trimestre de l'année suivante (donc rien pour l'année courante, et une année complète pour l'année qui suit)
  • Proposition 2 de faire pareil mais par mois

On penche pour la proposition 2, parce qu'on fait déjà la facturation par mois, et a priori cela ne devrait rajouter trop de travail comme ça.

On reporte ce point à la prochaine réunion, après la réunion des hubs.

TODO:

• Voir avec la Chaf si ce ne serait pas intéressant financièrement de sortir du régime de franchise de la TVA ?
• Il faudrait avoir l'info quand un nouveau compte VPN est créé, pour pouvoir l'encoder soit dans Odoo soit dans un fichier sur le cloud ou Mattermost.
• Si la proposition 2 est aeccepté par l'AG, modifier les infos de paiement partout (formulaire d'inscription, site web, wiki, etc.)

On avait parlé de faire une AGE en fin d'année pour avoir le temps de parler d'autre chose des formalités administratives.

Les sujets qu'on pourrait aborder:

• Cotisations → a priori ok
• Conditions de vente → a priori ok, voir les remarques
  • Obligations de Neutrinet → TODO
  • Politique de confidentialité → TODO, à reporter pour l'AG 2027 ?
• Nouveaux tarifs pour les lignes internet → on reporte pour l'année prochaine
• Budget 2027
  • Faire un budget avec 10 lignes internet en 2027

Bruno a créé un sondage pour une date d'AG entre mi-novembre et mi-décembre : https://files.neutrinet.be/apps/polls/s/ymwTZPfm

Lorsqu'on avait fait les tarifs pour les lignes internet, on avait mis une marge élevée pour permettre de rendre le projet viable. Dans l'appel aux dons, on estimait qu'au bout d'un certain nombre de lignes internet on pourrait diminuer le prix des lignes.

https://files.neutrinet.be/index.php/f/89439

Prochaine réunion : 2/11/2026

Lieu : 303, rue des alliés

Garde-Pad : Bruno

*Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif.* *Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.*