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• Pad de la réunion

Heure de début : 10h30

Présences :

• HgO
• Célo
• deuxnixx

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

https://odoo16.tacticasbl.be/

Il y a une base de données Neutrinet !

Questions:

• Quel est l'intérêt de mettre le même produit en achat et vente ? Intuitivement on a envie de faire deux trucs séparés.
• Est-ce qu'il y a des rapports prédéfinis dans MIS Report ? (module existant ?) ou est-ce qu'il faut les copier d'un Odoo existant ?

Aujourd'hui, on va plutôt laisser ces questions de côté.

Les transactions, c'est ce qu'on importe dans Accounting.

Il y a un CSV par période.

HgO a fait un petit script qui produit deux ficihers, l'un avec le détail des transaction 'statement', l'autre 'balance' avec les fluctuations sur le compte. Ca fait la différence du solde initial et final sur la période entrée, avec les références spécifiques d'Odoo. A noter qu'on doit indiquer la date de début et le solde de début quand on importe.

Mais tout cela est bien expliqué dans le ReadMe du script 🤩

Ce sera sur le gitlab, on pourra faire une petite séance spéciale sur les importations, mais à priori c'est pas plus difficile que pour Accounting.

Une fois que les transactions sont importées dans Odoo, on peut se rendre dans l'interface pour “lettrer” et comparer les transaction avec les cotisations émise par Odoo.

Là, on peut voir si une ligne sur le compte bancaire correspond à une “facture” (cotisation ou pas), et si on peut la “rapprocher”. Donc par exemple, Jean a versé 10€ sur le compte avec la mention “Cotisation VPN”, on voit qu'il y a une “facture” de 10€ pour cette personne qui n'a pas encore été payée. Comme cela correspond, on peut rapprocher le paiement avec la facture (= “lettrer”). Par contre, s'il y a un soucis quelque part, par ex la personne n'a pas payé totalement la cotisation, ou la personne a payé quelque chose qui ne correspond à rien (pas de facture), il faut alors décider de ce qu'on fait. Typiquement, s'il y a un nouveau VPN, on n'a pas encore créé de facture et donc cela expliquerait pourquoi on a un paiement en trop.

Dans nos produits, on a “Brique Internet”, “Cortisation annuelle”, “cotisation VPN”, “Don”, ce sont en gros les postes qui nous apportent des entrées d'argent. On a aussi les différents types de VDSL ou fibre qui sont des choses qu'on va facturer, même si on les paie aussi à Verixi. Ca comporte donc ce qu'on re-facture.

Dans facture clients, on a les factures et si elles sont payées ou pas. Dans les factures, on reprend les produits. Le produit n'apparait pas pour la personne, ce qui apparait, c'est le libellé.

Les factures sont crées à partir des contracts - on verra plus tard comment se font les contrats.

La génération des factures peut être automatisée (contrats). Il faut voir comment on le fait si on le fait. On peut aussi commencer manuellement pour s'approprier le truc et voir comment ça fonctionne.

Dans les points en suspend : pour le moment, sur la facture il n'a rien au sujet de la TVA (il y a juste une ligne qui reprend le montant de la TVA, mais elle est vide). Pour être dans les clous, il faut sans doute préciser qu'on est sous franchise TVA sur la facture.

Lors qu'on crée une facture, on peut indiquer les infos et un délais. Pour le délai, la proposition est de mettre toujours “Fin du mois suivant” comme ça ça laisse au moins d'un mois voir plus. De toute façon c'est à titre indicatif.

Attention, quand on a confirmé une facture, on ne peut la supprimer que s'il n'y a aucune autre facture qui a été crée après. Si on en a fait d'autres, c'est embêtant parce que la numérotation doit se suivre. Il faut donc confirmer les factures vraiment quand on est sûrs, et plutôt les laisser en brouillon si on n'est pas sûr. Dans le doute, il vaut mieux en parler si on pense qu'on a fait une bêtise.

Attention aussi : différence entre cotisation et facture dans Odoo. Les factures, c'est ce qu'on re-facture qu'on nous a facturé (nom de domaines, lignes internet). Les cotisations, c'est les VPN et la cotisation annuelle.

Pour les factures, ça va être assez simple. Pour les cotisations, c'est plus compliqué car on aura souvent des nouvelles cotisations qui apparaissent - quelqu'un·e a fait un nouveau VPN par ex. - ou des cotisations qui changent, quelqu'un augmente ou diminue sa cotisation. Tant qu'on fonctionne en prix libre, pour cela, ce sera inévitable.

Idéalement, il faudra faire valider tout cela par un· comptable, même si ça coute un peu à Neutrinet.

Questions encore en suspend :

• Pour les factures, est-ce qu'on peut / doit mettre une mention TVA quand on sera franchisé ? Ou est-ce qu'il faut mettre 0% ? Le contrat génère des factures avec la TVA donc c'est bizarre.
• Est-ce qu'on peut simplifier pour le compte cotisation ? Car il y a deux comptes, un pour membre adhérent et “associé” ?
• Comment on gère les cotisations VPN (prix libre) ?
• Que faire si on reçoit trop par rapport à une facture ? ou s'il faut “annuler” une facture ? → si on reçoit trop et que c'est un truc récurrent, on peut récupérer le trop et dire que la facture suivante est payée ou en partie. Ou alors, on peut aussi se dire que le trop perçu est un don, et donc l'encoder manuellement en temps que 736000 (dons legs et subsides). Et si on ne sait pas, il faut aller contacter la personne pour lui demander quoi faire.
• Que faire si on ne reçoit pas assez ? Soit on sait qu'on va bientôt recevoir les sous, et donc on peut déjà lettrer ce qu'on a reçu. Soit il faut relancer la personne éventuellement. Soit on sait qu'on ne sera payé.

Lors des séances d'encodage, l'idée ce sera que Célo et deuxnixx travaillent en binôme et que HgO soit présent pour répondre aux questions. On peut aussi imaginer faire un backup de la db avant les sessions d'encodage, pour être tranquille. En sachant aussi que Tactic a des backups quotidiens de la base de données.

Les factures fournisseurs, c'est celles des prestataires qui nous fournissent des choses : Verixi, Hetzner, OVH…

On a des choses qui se répètent - par exemple les factures de Verixi. HgO a automatisé cela avec les contrats (on verra ça après).

Dans les factures fournisseurs, on peut associer un PDF : le PDF de la facture. On récupère le numéro de facture pour l'encoder dans Odoo. On peut éditer manuellement la facture pour détailler. Verixi est un cas particulier parce qu'on nous facture de la location serveur mais aussi les lignes internet. C'est donc intéressant de réencoder manuellement les différents lignes de la facture dans Odoo. Comptablement, c'est important de faire le détail dans ce cas-ci parce qu'on a des postes différents. Cela permet de ventiler (= faire des plus petites factures de sous-postes).

Ca permet à la fin de l'année de dire qu'on a X€ de frais de lignes internet. Et de pouvoir dire que ce qu'on facture correspond à ce qu'on a acheté.

Dans le détail de la facture dans odoo, on peut facilement rajouter une ligne en en reprenant une autre (Actions → Dupliquer). Il faut changer juste le libellé.

Les factures fournisseurs, on peut les remettre en brouillon et les supprimer sans que cela pose souci (d'après ce que l'on sait).

Dans la zone en bas de la facture fournisseur, on peut mettre des commentaires. Ca peut servir par exemple pour signaler qui a fait telle dépense : par ex. HgO a payé au brico de sa poche et il aimerait bien être remboursé.

Hetzner, on a une facture avec extourné. C'est un cas particulier car c'est un compte qu'on crédite régulièrement pour avoir de l'argent en avance (compte prépayé). Pour gérer ça dans Odoo, il faut créer des lignes de crédit.

Par exemple, on a payé 20€ à Hetzner pour créditer le compte prépayé. Donc 20€ sortent du compte en banque. Mais on n'a été facturé que de 10€84 par Hetzner. Comment dire à Odoo qu'il y a de l'argent qui va encore servir ?

Méthode :

• HgO a créé une première facture de 20€ avec location de serveur (il faudra voir plus tard si c'est ok).
• On lui associe le paiement de 20€ → la facture est marquée comme payée.
• Mais pour montrer qu'on crédité le compte, HgO a fait un remboursement de 20€ à partir de cette facture.
• On paye les autres factures grâce à ce remboursement.
• Sur cette facture, on verra ce qui est payé à partir de ce remboursement.
• Les autres factures apparaissent comme payées au moment du lettrage.

Sur les factures payées de cette manière, Odoo indique “extourné”. Dans notre contexte, toutes les factures qui ont ce label sont des factures pour lesquelles on a un compte prépayé.

C'est pareil pour OVH. Là, sur la facture de remboursement, on voit toutes les lignes de ce qui a été payé pour les différents domaines qu'on gère.

Attention, avec OVH on a deux lignes de crédits ouvertes : une pour la VM chez Kimsufi et une autre pour les noms de domaine, donc le risque de se tromper quand on choisit la facture de remboursement pour payer un nom de domaine, est grand… Il faudrait essayer d'améliorer ça pour ne pas se tromper. Car si on se trompe, ce qu'il y a dans Odoo ne reflète plus la réalité sur le compte prépayé.

Question en suspend :

• Comment on gère les comptes prépayés chez Hetzner, OVH, etc. ?
  • a priori résolue, mais il faudra voir si c'est la bonne méthode.

Un contrat est un paiement automatique récurrent.

Si on va sur un client, on voit quels contrats il a en cours. Il peut en avoir plusieurs : un vpn, une connexion internet, etc.

On a des variables #start #end pour le début et la fin du contrat, cela sera affiché sur la “facture” du client.

Par défaut, Odoo génère les factures en brouillon tous les mois. HgO a désactivé ça, pour ne pas que ça génère plein de factures. Mais on peut les générer et les traiter manuellement. C'est ce qui se fait aussi chez Domaine Public.

Deux types de cotisation : prépayées et post payée → cela correspond à si c'est payé avant ou après que la période concernée. On choisit que c'est pré-payée. Quand on fait la première facture, il faut mettre le début le premier du mois qui suit (c'est plus simple pour la compta).

Pour la facture fournisseur de Verixi, le contrat a une case cochée pour signaler qu'on reprend toutes les lignes. (case “récurrence au niveau des lignes”)

Pour les cotisations VPN, on se dit qu'il faudrait qu'on traite 2x par an. Là il y a des cotisations annuelles, il faudrait les mettre en 6 mois. On a aussi des cotisations annuelle “précaire” à 10€.

Questions en suspend :

• Est-ce qu'on veut facturer avant ou après l'utilisation d'un service ?
• Est-ce qu'on veut avoir des factures périodiques ? À quelle fréquence ?
• Comment on gère les factures fournisseurs périodiques ?
• Est-ce qu'on automatise pour les cotisations VPN ? Ca va créer beaucoup de factures qui ne seront peut-être pas payées - mais on pourrait avoir un contrat 0€ VPN.

Prochaine réunion : 29/09 à 16h chez HgO

Lieu : Chez HgO on a dit

Garde-Pad : Célo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.