• Réunion précédente
• Pad de la réunion

Heure de début : 14h

Présences :

• HgO
• Célo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

17h30

Présentation lors de l'AG: https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2023/06-03-presentation-statuts

TODO: Rajouter dans le respect des principes « du droit à l'expérimentation »

### Objets

RàS

Est-ce qu'on veut des statuts minimalistes — comme c'est le cas actuellement —, ou des statuts complets ? Est-ce qu'on passe par la Sculptrice pour générés les statuts ?

La version actuelle des statuts, furtive, répond aux attentes minimales légales, alors que la nouvelle version issue de la sculptrice est beaucoup plus verbeuse, voire risque de perdre un lecteur non aguerri au sport de combat qu'est la lecture des lois et codes variés…

Par contre, la version minimaliste signifie qu'il faut aller lire la loi quand des points ne sont pas couverts par les statuts. Avec une version complète, en théorie si c'est dans les statuts il ne faut pas aller lire la loi.

Nous proposons donc d'ajouter une version simplifée, de type FAQ, pour l'accessibilté et la facilité de lecture.

Au final, on se demande si on retravaille ce que la Sculptrice a généré, du style rajouter « registre des membres effectifs », supprimer des paragraphes qui ne nous concernent pas, etc. Et est-ce qu'on est d'accord d'utiliser la Sculptrice pour générer les statuts ?

Le consensus au sein du hub admin semble être d'avoir une version complète + FAQ, mais il faudrait être plus que deux pour en être certain…

Déjà, il faudrait que chacun ait lu les statuts générés par la Sculptrice pour décider… On est plutôt pour faire un post-traitement des statuts pour régler les passages confusionnants.

Remarques:

Sur le registre des membres :

• Dans d'autres associations, on met ses coordonnées pour devenir membre, mais l'État n'a jamais fait de demande.
• Pareil pour Neutrinet, en 10 ans nous n'avons pas eu de demande.
• Avant il fallait publier le registre mais ce n'est plus le cas actuellement.

→ On devrait communiquer si l'État nous fait la demande, pour que les membres soient au courant.

Cotisation

• Ce serait mieux de mettre la même cotisation pour le CA que pour les membres effectifs. Pour signifier que le CA est au même niveau que les autres membres. Donc, dire que le CA paie une cotisation comme les membres effectifs.
• Est-ce qu'on va suivre le paiement des cotisations, la participation aux réunions ? A priori non, mais pour la personne qui ne connaît pas l'association et qui voit ça dans les statuts, ça pourrait la rebuter.

TODO: Mettre la même cotisation pour le CA que pour les membres effectifs

Services

• Ce serait pertinent de mieux suivre le VPN, car on est limité en IPv4. Cela permettrait d'avoir la même vision entre tous les services que l'on propose. Parce que les nouveaux services sont plus couteux et ne permettent ou difficilement de continuer à fonctionner sur la même logique.
• Les coûts d'hébergement ont beaucoup augmenté ces dernières années, donc cela donne un argument de plus pour mieux suivre les VPN.
• Par contre, les gens paient le montant qu'on leur a indiqué, en moyenne (on est à environ 10€/mois par VPN).

→ Volonté de mieux suivre le VPN, même si les gens paient le montant demandé (10€/mois) → moins lié à la définition de la notion de membre qu'à la définition de la cotisation.

Décorréler cotisations et services ?

• Plein d'associations fonctionnent avec un premier virement annuel pour la cotisation, puis un versement mensuel pour les services.
• On pourrait avoir deux cotisations, une cotisation d'adhésion et une cotisation de fonctionnement.

Coûts

• On peut communiquer le prix coûtant de chaque service pour que chaque cotisation reflète l'usage précis de chaque service que le membre veut utiliser.
• Avoir un menu à disposition des membres pour dire “voilà ce que ça nous coûte”, et les membres pourraient se dire ce qu'ils veulent prendre, et paieraient une cotisation différente selon leurs envies.
• Pour la cotisation, à voir si on peut dire aux gens qui paient une cotisation « pour le VPN, il faut payer un truc en plus », et faire une discrimination au niveau des services dont le membre bénéficie.
• Si on devient adhérent alors pas de TVA sur nos services : https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2022/05-10 « Il y a une case pour être exonéré de la TVA « service rendu contre adhésion » (comme c'est le cas de la sculptrice, on adhére pour 250€ / an … pour un accompagnement) »

Droits d'un membre

• Cela pose la question « à quoi on a droit quand on devient membre ? » et « à quoi on n'a pas droit quand on n'est pas membre ? ». Toute personne qui bénéficie d'un service doit devenir membre.

Au final, on en vient à l'idée qu'on ne fournit des services qu'aux membres.

Pour la difficulté du suivi, on peut utiliser accounting, pour autant que la communication est correcte.

Qu'est-ce qui distincte les membres adhérents des membres effectifs ? Parce que les deux versent une cotisation et bénéficient des services de l'association… La différence pour l'instant, c'est le registre des membres. Le membre effectif est mieux protégé (il faut passer par une AG pour l'exclure par ex). C'est aussi un garde-fou pour l'association, car a priori on ne va pas accepter une personne problématique en tant que membre effective. Et s'il y a un conflit entre quelqu'un du CA et un·e membre effectif·ve, il faudra en parler en AG.

C'est aussi une question de quorum. Il est plus facile de faire une AG avec 20 membres effectifs, qu'avec 100 membres effectifs (alors que 80 sont juste adhérents au final)…

Et pour les non-membres ? Est-ce qu'un non-membre a accès aux services de Neutrinet ?

Si on part du principe qu'on ne fournit des services qu'à des membres, la cotisation pour le service intègre une cotisation pour être membre. Ou alors, on considère que la cotisation est annuelle, et on demande aux membres de la payer en début d'année.

Il faut définir ce que sont les services de Neutrinet. Par exemple, le Hedgedoc n'est pas un service, c'est un outil de travail. Pareil pour le Nextcloud, etc.

Donc ce serait des services précis définis comme tels :

• VPN
• VPS
• Connexions internets (100PAP ?)

Par contre, si on demande une cotisation annuelle, est-ce que ce n'est pas étrange de demander en plus de « payer » pour le service ? D'un autre côté, un VPN ne coûte pas la même chose qu'un VPS ou une connexion internet.

On revient sur la notion de coûts, où on explique qu'un VPN nous coûte autant, et un gros VPS coûte autre chose.

Petit détail : pour la TVA, il vaut mieux demander une grande cotisation pour entrer dans la case « service rendu contre adhésion ».

Une possibilité : dire que le VPN est gratuit à partir du moment où les gens sont abonnés donc ~ 120€ par an. Pour le moment, c'est ce qu'on fait : on dit qu'il faut payer une « cotisation VPN » de 10€/mois. Même si c'est pas forcément la manière dont les gens le voient. Cela permettrait d'entrer dans la case « service rendu contre adhésion » pour le VPN.

En vrai, la situation peut aussi être vue comme « cotisation de 2€/mois + 8€ dons »

Par contre, cela veut aussi dire qu'une personne qui prend juste un VPS devra payer la cotisation élevée… Mais cela n'empêche pas de réduire le prix du VPS pour refléter le prix coûtant. À titre d'exemple, si on part pour un VPS à 15€/mois, pour une personne qui ne prend que ça, il faudrait qu'il soit à 5€/mois. Cela permettrait d'atteindre plus vite les VPS à 10€/mois (objectif qui semble plus raisonnable).

D'un point de vue du membre, cela fait une “cotisation” de 10€/mois, avec un surplu de 5€ pour un VPS.

D'un point de vue compta, c'est plus compliqué pour définir un prix… Il y a une sorte de discrimination entre la personne qui prend beaucoup de VPS et celle qui ne prend qu'un seul VPS, car cette dernière va payer plus cher « par VPS ».

Bref, c'est assez prise de tête… Mais au final, il faut faire en sorte que les entrées permettent de couvrir nos dépenses. C'est le rôle du hub admin d'adapter les prix des services au fil du temps. Si on est 100 membres, on pourra réduire beaucoup le prix des VPS, mais si on est que 10 il faudra garder un prix élevé (ou dissoudre l'association).

Il se passe quoi si la personne ne paie pas sa cotisation ? Est-ce qu'on coupe ses services ? Est-ce qu'on ne fait rien ? Est-ce qu'on envoie des mails de relance ? Et si elle refuse (retour au début des questions) ?

Question de la participation aux réunions.

Remarques:

• Ce serait une façon de rappeler qu'il existe des hubs
• Ca pourrait être décrété par deux autres personnes qui attestent que la personne est active. Ce serait un mécanisme de cooptation qui remplacerait la fréquence.
• On pourrait mettre « ayant participé à un certain nombre de réunions »

Ne pas perdre de vue le fait que l'on change les statuts parce qu'on nous l'impose. Le but : c'est pouvoir publier quelque chose qui ne nous met pas en danger. En soi, on a tous·ŧes une vision de ce qu'est un ou une membre actif. On ne va pas voir surgir des trolls dans les prochains 6 mois qui se revandiquent membre. On peut toujours changer par la suite, mais on ne doit probablement pas passer trop de temps dessus maintenant.

→ Donc on peut rester vague.

cf. les discussions autour des membres, cotisations et services dans la partie « membres effectifs ».

C'est un lourd de devoir attendre l'AG pour être présenté par deux membres, mais en même temps c'est assez classique dans les autres assos.

Cela paraitrait étrange d'accepter des nouveaux membres effectifs lors d'une réunion classique, mais de devoir attendre une AG pour l'exclusion ou la démission.

À voir aussi si on peut faire autrement (pas sûr)

→ On se dit que c'est pas dérangeant pour le moment, on pourra toujours se poser la question de le changer dans quelques années.

Remarques:

• Vu la façon dont on prend les décisions (consentement), ce serait mieux d'avoir un quorum dur pour la meilleure représentabilité.
• Si on doit refaire une AG, 15 jours plus tard, ce serait plus léger. Pas besoin du quorum.
• On peut aussi changer cela par la suite mais essayer avec quorum difficle à obtenir. C'est un indicateur de la santé de l'asso.
• Tout membre du CA est membre effectif, donc entre dans le quorum.

TODO: Changer le quorum pour 2/3 des membres présents ou représentés

Remarques:

• Si on utilise le vote, c'est qu'on ne parvient pas à avoir un consentement. Cela peut être ressenti comme un échec collectif, car on tranche un conflit.
• On peut trancher en deux et mettre 3/4
• Le plus horizontal, c'est clairement 4/5
• Les abstentions ne sont pas comptabilisées, elles pourraient l'être et se dire « on reporte le point ».
• Comment utiliser l'outil du vote sans culpabiliser, mais en même temps se débloquer d'une situation qui dure depuis trop longtemps.
• Il ne s'agit pas de trucs urgents, mais cela peut épuiser tout le monde (par ex les statuts qui ne sont jamais adoptés)

Il y a plusieurs façons de voter, en comptabilisant les abstensions, les votes blancs, ou non, ce qui peut changer le résultat du vote. On peut aller très loin dans le vote, avec d'autres systèmes de vote… Ici, c'est pour trancher un conflit a priori. Il faut pouvoir se dire « on reporte le point » sans avoir quelque chose qui dure et épuise tout le monde.

Dans les sujets sensibles sur lesquels on pourrait être amenés à voter : - Exclusion d'un·e membre - Décisions importantes sur la vie de l'association (CCJ, Collecte, Statuts, etc.) - Dissolution de l'association

« Si un conflit dure sans être résolu, il finira par se résoudre de lui-même » (ce qui n'est pas forcément positif, car les gens risquent de se barrer ou ne plus se parler)

Bon, ici si on décide de voter sur cette question là, et comme on est que deux, on se demande si on voterait à 3/4 ou 4/5…

Si on est 20, et qu'il faut voter:

• 3/4 → 15 votes pour
• 4/5 → 16 votes pour

Donc ça change pas grand chose au final.

Mais on peut avoir des trucs chelous, où les abstentions ne sont pas du tout comptabilisées :

• 12 votes pour
• 3 votes contre
• 5 abstentions

→ 12 + 3 = 15 → 12/15 = 4/5

C'est la majorité relative ou majorité simple (https://fr.wikipedia.org/wiki/Majorit%C3%A9_relative).

A priori ce qu'on veut c'est la majorité absolue.

Et après, si on compte les votes blancs, on peut aussi dire qu'il y a une majorité de votes blancs et donc il faut reporter le point.

Bref, il y a beaucoup trop de possibilités, et on décide de reporter cette question.

Remarques:

• Dans le cadre d'une exclusion, cela pourrait être pertinent.
• Ca pourrait être “à la demande d'une personne”

TODO: Changer pour « à la demande d'une personne »

Dans la Sculptrice, ce qui se rapproche le plus c'est « 1/5 des membres effectifs ».

Remarques:

• C'est un outil, ça ne veut pas dire qu'on l'utilisera. Mais par exemple, dans le cadre d'une pandémie ça peut être utile.
• À voir si ça nous sera utile, mais cela pourrait être dans le cadre de la validation du budget. En gros, on donne mission au CA de suivre ce budget, car il a été validé en AG. Mais si ce n'était pas le cas, alors le CA pourrait être tenu responsable de ce budget / comptes.

“Unanimité” : est-ce que cela signifie que tous et toutes les membres doivent répondre ?

Pour la FAQ, il faudra pouvoir l'expliquer.

TODO: Se renseigner sur l'assemblée générale écrite (quelles sont les modalités). A priori c'est très lié au COVID : https://justice.belgium.be/fr/themes/societes_associations_et_fondations/associations/assemblees_generales

A voir si ce n'est pas plus pertinent de parler d'assemblée générale électronique (a priori visio), et si on ne confond pas les deux…

RàS

La phrase actuelle est peut-être un peu trop vague:

« La composition de l’organe d’administration reflétera autant que possible une diversité en matière de genre, d’expertise, d’expérience, d’origine et d’âge. »

C'est certes vague, mais en même temps dans l'informatique c'est compliqué d'avoir une parité en terme de genre et d'origine.

Cela nous permet de rester réaliste (malheureusement) sans nous bloquer. Aussi, si un jour on devait limiter le nombre de personnes au CA, cela permettrait de privilégier une diversité (le cis mâle blanc partirait à la trappe).

Est-ce qu'on suit la même que l'AG ?

Nous avons du mal à trancher cette question, car nous ne faisons pas de réunions CA formellement.

Est-ce que les réunions des hubs feraient office de réunions du CA ? ou est-ce que ce sont les réunions du hub admin ? On pourrait considérer que ce sont des réunions ouvertes.

En tout cas, nous ne le précisons pas aux statuts pour ne pas s'imposer des trucs en plus.

→ D'abord régler la question du vote en AG. Pour le quorum, on peut garder le même que l'AG.

Cette année, on est 6 au CA, avec un quorum de 2/3, il faut être 4. Avec une procuration possible par membre, on peut prendre des décisions à 2 en présentiel…

Ça c'est la théorie. En pratique, on n'utilise pas les procurations au CA. Réunir 4 personnes du CA pour prendre une décision, ce n'est pas compliqué. Surtout que les personnes du CA sont censés être impliquées dans l'association.

Il faut voir les procurations comme un outil, si jamais quelqu'un ne peut pas être là à une réunion importante. Même si c'est probable qu'on ne l'utilise jamais, on ne peut de toute façon par retirer ce droit.

→ L'autre question c'est : qu'est-ce qu'une réunion du CA ? Ce n'est pas clair à l'heure actuelle. On a fait qu'une ou deux réunions (conflit avec un membre en 2020 et question de la CCJ).

Est-ce qu'on considère que les réunions du CA sont uniquement pour des cas spécifiques ? ou est-ce que ce sont les réunions du hub admin, lesquelles sont ouvertes à tous ?

Et la réunion des hubs dans tout ça ? C'est le moment où on fait le point sur la vie de Neutrinet, donc pas lié aux membres effectifs, adhérents, etc. C'est un rapport de ce qu'ont fait les membres actifs durant le mois.

Pour le hub admin, si on regarde les dernières réunions, il n'y avait même pas la moitié du CA représenté (HgO, Fredux et deuxnixx, et tierce avant janvier). Donc c'est plutôt un groupe de travail.

Conclusion : Les réunions du CA, c'est très ponctuel, c'est pour régler un conflit, discuter d'une question urgente (par ex. CCJ), etc. Il faut donc s'assurer que les membres du CA soient au courant de cette réunion.

Prochaine réunion : À définir

Lieu : Jitsi et/ou Caldarium

Garde Pad : Célo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.

Célo s'envole avec le parasol