2023/01/28 (hub communication)

• Pad de la réunion

Heure de début : 14h

Présences :

• HgO
• Tharyrok
• Célo
• Liberfix

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Ne pas trop en faire, car première réunion depuis une décennie. Ne pas se mettre la pression à essayer de tout régler.

Manger une raclette.

FAIM: 17h

On a envie de réfléchir à notre ligne éditoriale (le ton, la manière).

On a envie de réfléchir à la manière dont on “essaime” nos communications au travers de différents canaux.

Ca fait longtemps qu'on n'a pas fait de réunion hub-comm. La dernière réunion vraiment là-dessus, c'était la réunion sur le Discourse. On en a aussi un peu parlé pendant la CCJ.

Lors de la dernière AG, il y avait quelques remarques sur la non-clarté du site. Beaucoup de gens pensent qu'on fournit des connexions internet, pensent que le VPN est anonymisant, se demandent quand sont les réunions… Pour le steki, volonté d'ouverture sur le quartier.

Il y avait aussi la question de la liste mail, qu'il faudrait plus diffuser des infos sur la liste mail à propos de ce qui se fait, au moins les événements comme les install party.

• La manière dont est gérée la communication sur le site n'est pas collégiale. Il y a des articles qui ne sont pas publiés, sensation de freins, de crispation quand on touche au blog. Les noms des évènements sur la page d'accueil (jeudi gital), la page d'accueil.
• Se donner les moyens de vraiment s'ouvrir à l'extérieur, par ex Mastodon, Mobilizon, Agenda, etc.
• Chaque canal a son utilité :
  • site web = vitrine, porte d'entrée, démontstration de ce qui est fait
  • blog = choses éditoriales, opinions
  • wiki = donne beaucoup d'infos déjà
  • outils de com divers : Mattermost, etc.
• Pour chaque outil, il faut réfléchir aux besoins, donc faire un inventaire des canaux de communication (quel public cible, objectif de communication, pertinence).
• Il y a eu des sentiments de frustration concernant le fait que d'importantes modifications du site web se soient faites sans concertation.
• Revenir sur les modifications faites sur le site l'année passée.
• Réflexion sur l'agenda : agenda public / un agenda plus restreint.
• Extension de la com externe via Mastodon qui annonce des évènements. Mastodon étant aussi un point d'entrée pour les gens qui découvrent Neutrinet.
• Les neutritons sont exposés de manière technique dans le wiki mais une approche plus riche pourrait faire l'objet d'articles de blog.
• Avoir une réflexion sur la publication des tutos / ateliers : wiki ? blog ? discourse ? ailleurs ?

Historiquement, les outils sont apparus :

Il est toujours utilisé, il y a un channel qui existe sur libera.chat, et il est relié au moyen d'une passerelle (matterbridge) avec Mattermost :

https://chat.neutrinet.be/neutrinet/channels/irc

C'est utile pour la communication externe. Des personnes nous parlent par ce canal. Mais peu de personnes y sont connectées… Il sert surtout comme redirection historique, des gens viennent, demandent si y a quelqu'un, et on lui répond qu'ils peuvent venir sur Mattermost.

On pourrait peut-être plutôt faire un bridge IRC-Matrix, et un autre Matrix-Mattermost. Parce qu'il y a un abandon d'IRC pour Matrix… mais Neutrinet n'est pas sur Matrix.

Le bridge Mattermost-Matrix est un peu mieux intégré.

La FFDN avait déjà créé un bridge IRC - Matrix:

https://matrix.to/#/#neutrinet:libera.chat

Actuellement, le canal IRC dans Mattermost est un channel à part… Qui n'est pas un hub ou un thème.. Les personnes qui sont sur Mattermost n'ont pas vraiment d'intérêt à s'y connecter pour discter avec les gens qui sont sur IRC / matrix.

Est-ce qu'il ne faudrait pas connecter ce canal plutôt au canal Général ? Ca permettrait de ne pas pas multiplier les messages, par exemple, si on communique des dates de réunions. Et d'avoir une discussion réelle entre les différentes plateformes.

Bien sûr, il faudra prévenir les gens sur le canal IRC et sur Matrix avant car ça va ajouter du bruit.

Peut-être aussi modifier la description du canal IRC et Matrix, pour bien signifier que les messages sont envoyés sur le Mattermost.

En gros, les différents bridges donnent ceci :

snippet.mermaid

flowchart LR
  Mattermost <--MatterBridge--> IRC <--> Matrix

TODO: Changer le bridge vers #general TODO: Modifier la description des salons IRC et Matrix et annoncer le changement

Vers 2016, Mattermost est arrivé (ou plus ou moins dans ces eaux-là). Avant, Neutrinet avait une mailing list par hub. La liste actuelle, c'est l'équivalent du channel générale.

On l'a jamais fait, mais à l'époque on voulait mettre tout en lecture seule, car c'était une mailing list de support.

Ensuite, on a décidé qu'on gardait cette liste comme outil de communicaiton pour les choses importantes (AG, maintenance sur les VPN, etc). Dessus, il y a des gens qui n'ont pas envie de suivre le Mattermost, ou pour qui ce nest pas dans les usages.

Si on commence à faire des annonces de nouveau, cela va risque de gêner des gens qui étaient tranquilles avec un mail tous les six mois.

Le problème, c'est que gérer une mailing list, ça prend du temps, car il faut valider les messages, et 80% du temps, c'est du spam.

Il y avait 2 personnes qui s'occupaient de la gestion de la liste, maintenant 1 personne…

On pourrait utiliser la mailing list pour les évènements, ou alors avoir une newsletter ?

Il y avait aussi déjà eu l'idée d'en faire une Newsletter. Et envoyer des infos via ce canal 1 fois par mois, ou tous les 2 mois… pour indiquer les prochains événements, les problèmes techniques non prévus qui sont survenus, les maintenances annoncées…

Attention à la charge de travail… On pourrait partir sur quelque chose comme tous les 2 mois ?

On pourrait aussi du coup copier le contenu de la Newsletter dans les annonces de Mattermost, qu'on utilise pas pour le moment. Car les annonces, dans général, ça se perd facilement.

En somme, c'est plus un travail de mise en forme, compilation de ce qui s'est passé / va se passer, que d'un travail rédactionnel.

Il y a la question de vraiment arrêter la mailing list et de la remplacer par une newsletter. On ferait un dernier mail pour prévenir de l'arrêt définit de la liste et appeler à s'inscrire à la newsletter.

C'est aussi une question de consentement explicite, comme on va changer fortement l'usage. Mais d'un autre côté, les gens qui se sont inscrits l'on fait pour avoir des nouvelles de Neutrinet.

TODO : voir quel outil de newsletter on pourrait utiliser.

cf. le musée du site web tout en bas

D'abord, c'était une page toute simple avec l'évolution de la construction de Neutrinet. Ensuite, il y a eu mediawiki comme site web.

Il y a eu Grav, avec une grosse modification que l'on peut voir si la dernière image.

Qui ? Quoi ? Pourquoi ? C'est site vitrine, avec un blog dedans.

On pourrait réarranger l'ordre de ce qui est dit. L'usage du site web, c'est décrire ce que fait Neutrinet. Avoir d'abord une description de ce qu'est Neutrinet ? Il faudrait expliciter le côté neutralité du net et décentralisé.

Actuellement, on a tout de suite les rencontres… en fait la raison est que l'agenda n'est pas visible. Si l'agenda peut être plus visible, on pourrait mettre les rencontres un peu plus bas.

La page ASBL : pourrait être utilisée pour décrire un peu plus ce qu'on fait, mais avoir une première accroche sur la page d'accueil.

Et puis ensuite avoir “Tu fais quoi ce soir ?”?

Il faut éviter de mulitplier les éléments du menu. Brique et VPN pourraient être ensembles, mais on ajoutera à un moment les VPS, la collecte… Mais ce genre de choses attendra aussi la manière dont avance le hub admin. En revanche, on peut déjà repenser la page d'accueil.

Il faudrait faire une réunion dédiée au site. La refonte d'un site, c'est pas le même rythme qu'une réunion de hub.

La réunion hub-comm serait à ce moment plus le moment de discuter de la newsletter et se coordonner.

Pour le site, il faut aussi réfléchir à la question de la langue… tous les contenus ne sont pas traduits… Mais Grav gère ça bien.

Le musée du wiki:

• https://mediawiki.neutrinet.be
• https://realms-wiki.neutrinet.be
• https://wikijs.neutrinet.be
• https://wiki.neutrinet.be

Tous les contenus n'ont pas toujours été complétement migrés mais les contenus ont globalement été transférés.

Les anciens wiki ont été passés en site statiques. Parfois, certains liens ne fonctionnent plus.

Il y a des choses qui ne sont pas claires du tout sur le wiki, dépréciée.

La page à propos de chaque hub n'est pas toujours pertinente. Le problème c'est que c'est ce qui reflète le plus la fonctionnement de Neutrinet

Certaines pages ne sont plus maintenues. Celle qui évolue vraiment, c'est la page d'installation de la brique internet.

3 pages sont importantes pour les personnes qui utilisent les services de Neutrinet : l'installation de la brique, l'inscription au VPN et éventuellement le renouvellement manuel du VPN.

La question : à qui s'adresse réellement le wiki ?

Il y a deux publics : celui qui cherche à installer sa brique internet, son compte VPN, et le public des “actifs” qui met et recherche les compte-rendus de réunion, la documentation, etc.

Il y a deux travaux : la documentation des procédés utilisés par l'association et l'archivage des décisions. Tout cela, c'est de la documentation. Donc un wiki est bien adapté.

Par contre, pour des tutos, c'est pas le plus adapté car le formattage est restreint, la mise en page n'est pas aisée.

Est-ce qu'il y a une envie de changer d'outil pour le wiki ? Non.

Mais quand même certains problèmes.

Les pages des hubs ne sont pas toujours claires et on doit souvent passer par la recherche pour trouver des contenus.

Le thème est trop serré aussi, et il n'est pas responsive.

Un problème est l'ergnomonie globale du wiki. Il faudrait voir avec les autres hubs les besoins et comment chaque hub peut restructurer / tenir à jour le wiki.

Ici, le hub-comm serait la touillette, mais ça pourrait aussi être la réunion des hubs.

Pour rappel, on avait fait une ou deux réunion en 2021 sur le wiki :

• https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2021/01-16

Qu'est-ce qui nous semble « principal / crucial » comme contenu.
- Les [PVs de réunion (rapports)](https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/start)
- La page [contact](https://wiki.neutrinet.be/fr/contact)
- Les coordonnées [banque](https://wiki.neutrinet.be/fr/administration/banks)
- Tout ce qui est [administation](https://wiki.neutrinet.be/fr/administration/start)
Quid de la documentation sur **infra** ou les **applications** […].
Le Wiki est sans doute plus accessible pour l'utilisateur·ice qui n'est pas habitué·e au repo git.
**En tout cas … éviter la redondance !!** Parce qu'elle demande de faire 2 x le travail.
Avoir un point central pour la documentation permet aussi de rendre visible certains projets. Cela permet aussi d'inviter les personnes moins technique de lire la documentation technique.
[name=Neutrinet] [time=16 Janvier 2021]

Public cible du wiki:

• d'abord Neutrinet interne (réunions, doc technique infrastructure, doc administrative et légale)
• ensuite les gens qui utilisent les services. (vpn, brique, vps, collecte, infos bancaires)

En fait, le wiki actuel ne reflète plus la manière dont se structurent les hubs. Le hub infra a été splité.

Le wiki pourrait être restructuré en fonction du public visé (cf ci-dessus).

Discourse vs Wiki :

• https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2021/03-06
• https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2021/04-07

Système de ticketing: chaque mail qu'on reçoit devient un ticket dans Zammad, que l'on peut assigner à quelqu'un.

Avant, on avait des boîtes mails qu'on gérait à plusieurs. Puis ça s'est transformé en mailing list, puis on est passé à OSTicket, et enfin à Zammad.

Le public cible, ce sont les spams. Mais aussi, les collectifs extérieurs, les membres de Neutrinet (support, demandes d'infos), les demandes de stage, et les fournisseurs (Gandi, Verixi, Gitoyen, etc.), et la CCJ.

On reçoit les mails de la mailing list FFDN aussi. Cela permet d'avoir un suivi du passage de connaissance.

C'est souvent plus efficace de passer par Mattermost pour du support des membres, et aussi quand on crée une note interne sur un ticket.

L'usage c'est: - On reçoit un mail - Soit il est traité, soit on met le lien vers le ticket dans Mattermost - On discute du ticket dans Mattermost

Pour les notes internes, cela sert de rappels, de suivi.

Mini-tuto pour Zammad:

https://wiki.neutrinet.be/fr/communication/support

Le problème de Zammad est que c'est un outil très bruyant. On peut régler le niveau de notification dans ses paramètres, et on peut le faire par hub.

Pour géré le bruit de zammad : https://support.neutrinet.be/#profile/notifications

Est-ce que Zammad est suivi ? Pour le support, non pas vraiment, on a du mal à répondre rapidement. Par contre, cela facilite le suivi des tickets, notamment pour la commande de briques.

La gestion du spam demande du temps, et n'est pas visible. Car les mails qui sont classés en spam ne paraissent pas dans Zammad. Donc il faut se connecter aux boîtes mails pour aller les rechercher et les remettre dans la boite de réception.

Public :

• utilisé par les personnes actives
• utilisé par et pour les autres collectifs
• mais pour parler avec les extérieures

Ca pourrait être utile d'avoir des template mails. On en a déjà quelques uns, mais on pourrait en imaginer d'autres, par exemple pour rediriger les personnes vers Mattermost (ou autre outil).

Problème : on ne peut pas répondre avec un template dans Mattermost.

Pour le support il y a débat entre Mattermost, espace où d'autres membres peuvent réagir, et le support par mail, le Discourse est-il pertinent dans ce cas ?

Il y a un gros changement dans Mattermost… Mais revenons au commencement ! Au début, il n'y avait pas de vie dans Mattermost. Puis, la lumière fut.

Mais Mattermost est le point de départ, où il y a le plus d'infos.

Le problème, c'est que c'est galère pour retrouver une info dans un canal. Ceci dit, la recherche est assez puissante. Il y a même un petit wizard quand on clique sur la barre de recherche, et qui aide à filrer les messages par auteur, par mot clé, par canal.

Il y a aussi des boards du style kanban qui permettent un suivi des tâches. Pour le moment, seul le hub infra utilise les boards.

On aimerait améliorer l'accueil des nouveaux. Il y a moyen d'avoir un bot qui expliquerait l'utilisation du Mattermost, à quoi correspond tel ou tel canal. On peut aussi définir à quels canaux on est inscrits quand on débarque dans Mattermost.

Pour le moment, quand on arrive, on est inscrit au canal #general et #off-topic, donc les gens doivent chercher pour trouver du support.

On avait aussi parlé d'avoir un canal pour les annonces qui serait juste en lecture seule. Voilà qui est fait. La question est de savoir qui peut écrire dans ce canal ? Le hub communication a priori.

Public:

• interne à Neutrinet (hubs, problèmes rencontrés, annonces des évènements)
• les gens qui utilisent les services (information, support)
• passerelle IRC → pour l'extérieur

Nous sommes arrivés → ICI

Efficace pour le support, plus pertinent que le fil de discussions de Mattermost. Si double usage, comment récupéré l'existant dans les autres outils ?

Pertinent s'il remplace plusieurs outils, mais le problème est que cela demande de changer sa façon de travailler. Et cela demande aussi de fermer tel outil du jour au lendemain, pour ne pas rester entre deux chaises.

https://fightforinfo.com/c/neutrinet/videos

La conférence du Neutricamp 2022 sera mise dessus.

• Neutrinet interne
• Les gens qui utilisent les services
• Les autres asso

(ou je ne sais plus la formulation)

ou : comment mieux essaimer nos communication

par ex. bot FFDN

Pas de soucis de mettre la même comm que celle sur tactic, domaine publique sur le blog de Neutrinet.

TODO : à compléter

Prochaine réunion : 25/02 à 14:00

Lieu : Chez Célo et Jitsi

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.