2024/12/07 (hub admin)

• Réunion précédente
• Pad de la réunion

Heure de début : 14h

Présences :

• HgO
• Liberfix ( Sam)
• Célo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Tour de table (retours d'impressions dans la foulée de la formation) :

A priori, la comptabilité complète nous apportera une vision que l'on n'a pas aujourd'hui, et qui nous manque actuellement. Par contre, est-ce qu'on est prêt à le faire dès janvier ? On pourrait commencer à partir de janvier à expérimenter, mais pas reprendre tout 2024 sous cette forme là.

Cette année, on a fait pas mal d'achats de matériel, ça permettrait donc d'avoir une meilleure vision sur l'ammortissement du matériel.

Ca permet d'avoir une meilleure projection sur les budgets, notamment le matériel acheté et la dette des serveurs de Chez Mémé.

Dans la comptabilité simple ne permet pas de voir qu'on doit des sous sur le moyen terme.

Une autre question, celle du plan comptable. En Belgique, on est contraint par le plan comptable belge normalisé. Il y a des numéros qui sont la norme légale. Mais Liberfix a lu des bouquins qui indiquent qu'on peut aussi prendre d'autres plans comptables qui ont des indicateurs qui tiennent compte d'éléments durables, de l'empreinte écologique. Ca ferait sens pour nous, car on fait beaucoup de recyclable. Mais probablement qu'il faut d'abord maitriser le plan comptable “normal”. Mais un plan comptable se décide aussi entre une asso et son comptable.

Le bouquin en question : comment bifurquer, les principes de la plannification écologique. Et ça parle de comptabilité écologique: https://www.editionsladecouverte.fr/comment_bifurquer-9782355221910

Ce qui est intéressant dans ce bouquin, c'est qu'ils montrent que les plans comptables sont pensés pour l'économie capitaliste. Les souffrances, les destructions, liées à l'extraction des terres rares ne sont jamais comptabilisées. Il y a un nom à cette approche, c'est l'approche du modèle CARE.

Comment on pourrait, à moyen terme, utiliser cette approche ? C'est peut-être utopique, mais ce serait intéressant et pertinent d'utiliser cet outil là dans Neutrinet. C'est intéressant aussi dans la perspective d'utilisation du logiciel libre puisque le logiciel libre permet de faire durer les machines. S'appuyer sur l'existant, les connexions déjà établies avec les humains et les collectifs, voir ce qui se fait déjà ailleurs.

On est tous·tes partant·es pour utiliser la comptabilité complète.

Pour le moment, on a notre outil custom (accounting) pour classer les transactions selon certains critères (https://accounting.neutrinet.be/). C'est une moulinette qui fait déjà pas mal de choses à partir d'un csv.

Cela permet d'avoir une comptabilité simple de manière très simple. Mais ça permet d'avoir déjà un flux, auquel on pourrait ensuite appliquer des catégories de la comptabilité double. Il faut voir ce qu'on peut récupérer d'accounting pour le mettre dans Odoo qui permet de faire de la comptabilité double.

Mais Odoo permet de récupérer des infos en fonction de règle aussi. Il faut voir si c'est intéressant de passer par accounting. On peut établir aussi des règles dans Odoo. Aussi, Odoo permet de faire de la ventillation, ce que ne permet pas accounting. Et ça, on risque de l'utiliser, notemment pour Verixi.

Une proposition, pour l'année 2025, serait de continuer à avoir Accounting, mais on fait une deuxième fois le travail en comptabilité double. idée, si à la fin on se retrouve à se dire que c'est mieux d'en rester à la comptabilité simple, on n'a pas besoin de tout refaire. Ca fait faire 2 fois le travail, mais çe permet de revenir à la situation actuelle au beoin.

En soi, passer à un autre outil, c'est la vie d'un logiciel. Mais ce qu'il faut garder d'accounting à minima, c'est l'export pour pouvoir donner une vue publique des données.

Il existe aussi des alternatives à Odoo : Noalyss et Dolibarr. A priori Noalyss est très complet pour la comptabilité belge, mais pas forcément facile à utiliser. Dolibarr, il manque des fonctionnalité d'après ce qu'on nous a dit. Mais actuellement, dans le hub admin, personne ne connaît ces logiciels.

Deuxnixx a un peu d'expérience avec phpcompta (qui est devenu NoAlyss), lorsqu'il était au 123.

Odoo : il y a des soucis de gouvernance avec une entreprise qui captialise dessus et garde certains modules privés. Mais il y a aussi une version communautaire, cela reste un logiciel dont le code est ouvert. On peut aussi le customiser pour qu'il soit moins “corporate” comme ce que fait Domaine Public.

On est toustes bénévoles, et il y a l'idée de réutiliser les connaissances, notamment avec les personnes qui sont également dans Domaine Public.

Le risque d'Odoo est que cela devienne propriétaire.

Une donnée à prendre en compte est l'épuisement du hub admin cette année. Donc la question de l'énergie qu'on a à mettre dans un outil est aussi une donnée à prendre en compte. D'autant qu'on va déjà avoir la difficulté du passage de la comptabilité simple à double. Ca sera déjà du travail.

A priori, on n'a pas d'opposition forte à utiliser Odoo même si c'est pas le logiciel qui a la meilleure philosophie. On n'irait pas non plus vers la version commerciale d'Odoo, ce serait la version communautaire.

Même si c'est une instance Odoo mutualisée, on a tout de même une instance complète avec des comptes utilisateur·ice prores à Neutrinet. Il faudra faire attention à ce que tous les membres du hub admin (les personnes qui participent aux réunions), voire aussi du hub infra, aient un accès Odoo.

Si on l'auto-héberge, ça ne coûte rien financièrement, mais du temps de maintenance.

Si on prend une instance hébergée par Tactic, ça coûtera quelque chose à l'année mais cela soutient aussi le projet d'architecture mutualisée de la version communautaire. Si ce projet s'arrêterait, on pourrait continuer à utiliser Odoo en l'installant de notre côté.

Dans les outils qui seraient intéressants:

• Pouvoir encoder les factures automatiquement, en les lisant depuis une boite mail
• Pouvoir « exporter » les comptes pour les rendre publics
• Automatiser un minimum le lettrage pour les cotisations et les dons, et peut-être les factures récurrentes (OVH, Verixi, etc.)

TODO:

• Prévoir des sessions d'auto-formation en intelligence collective avec des explications pas-à-pas pour celles·eux qui ne l'utilisent pas si régulièrement.
• Liberfix envoie une missive à Tactic pour demander un contrat pour une instance Odoo.
• Trouver des dates pour les auto-formations

A priori, ce serait intéressant d'être sous le régime de la franchise. C'est une question de montant de chiffre d'affaire (- de 25k €).

En gros, le chiffre d'affaire, c'est nos activités commerciales. Parce que ce sont les affaires. Donc ça ne concerne pas les cotisation et les dons. Du coup il reste ce qu'on vend… Chez Neutrinet, ce sera les connexions internet si on fait de la facturation (à priori on en fera parce qu'on ne veut plus rester avec des notes de frais), le matériel (brique internet, parpaing), les VPS. Mais les VPN resteront comme aujourd'hui, avec des cotisations parce que c'est une activité que Neutrinet fournit à ses membres. On n'a donc pas un gros gros chiffre d'affaire, en tous cas on atteindra pas 25.000 euros sans la TVA, du moins pas tout de suite.

A priori, on aurait toujours été à ce régime si on avait fait les démarches pour la TVA.

Le faire permet de se mettre en ordre et de pouvoir faire des factures. Pour 100PAP, est-ce que cela changerait quelque-chose pour eux ? A priori, ils pourront toujours récupérer la TVA, mais à voir.

Deux enjeux :

• d'une part, qu'on ne puisse pas légalement nous accuser de faire des ventes alors qu'on dit ne pas le faire.
• d'autre part, ne pas devoir faire des démarches chaque trimestre, mais du coup on ne récupère pas la TVA.

Mais en fait, il faudra voir, ce n'est pas sûr qu'on soit défavorisé par rapport à la TVA. Si on fait du bénéfice, c'est qu'on doit payer de la TVA à l'État, mais si on est en perte alors la TVA nous doit des sous. C'est un peu un jeu avec l'État, le fait d'être franchisé nous sort de ce jeu.

TODO : Liberfix se renseigne pour avoir un numéro de TVA et se déclarer au régime de la franchise pour le 1er janvier.

Les antennes des occupations : appartiennent à 100PAP. On a l'inventaire, mais ça ne nous appartient pas. Enfin, l'inventaire nous appartient pour le moment, mais c'est pas nos antennes. Bref.

Le matériel qu'on a vient de don, donc pour le moment, il n'y a pas vraiment d'inventaire. On a un pad pour les serveurs de récup et HgO a aussi fait un inventaire de la RAM ainsi qu'un inventaire des PC de récup. Lors de l'AG, il y avait aussi un début d'inventaire avec les serveurs. Mais bon, globalement c'est à faire de quasiment zéro.

Pour les différents serveurs et PC, il faudrait la date d'entrée et de sortie, les infos sur les composants, une évaluation (en fonction de nos règles d'évaluation), la mention de si c'est donné.

Il faudrait un système de cataloguage qui permette d'identifier facilement le matériel. Par exemple, on imprime plein de code-barre sur des étiquettes, et les colle sur les PC et serveurs.

Ensuite, dans un tableur on associe le numéro de série lié au code barre au matériel correspondant.

On peut différencier ce qui relève de la gestion des stocks e tce qui est dans l'inventaire. Si c'est une très petite dépense, ce n'est pas forcément intéressant de la mettre à l'inventaire comptable.

Il y a d'autres facteurs qui peuvent rentrer en compte dans l'évaluation du matériel. Par exemple, un très vieux ordinateurs on sait qu'on ne va pas pouvoir le garder en stock longtemps, parce qu'il va devenir obsolète. Tandis qu'un ordinateur récent, on a plus intérêt à le garder soit pour quelqu'un qui en a vraiment l'usage, soit parce qu'on sait qu'il tiendra plus longtemps. En gros, on veut pouvoir « écouler » le stock des plus vieux ordinateurs pour des questions environnementales. Mais dans Neutrinet, pour le moment on « vend » les parpaings au même prix, que ce soit un vieux ou un récent. Mais on pourrait aussi dire qu'un très récent est plus cher qu'un très vieux, pour encourager le réemploi.

Dans tous les cas, il faut continuer l'inventaire. Il y a les switch à faire aussi. Ce qui prend du temps, c'est tester que le matériel fonctionne bien.

Côté stockage, on de nouveaux rangements au Caldarium ! Donc tout est prêt pour organiser des journées inventaires du patrimoine de Neutrinet (le Neutrimoine).

Sujet lié au point précédent : comment évaluer la bonne valorisation étant donné le modèle d'entrée / sortie, c'est à dire la réception de matériel et la “revente” à prix libre… Sans oublier l'intention de valoriser l'aspect écologique de la démarche.

Pour la récupération de vieux PCs, vieux laptops, vieux serveurs, … - On ne prend pas de Dual Core, pas de DDR2, car tout ça c'est trop vieux, il faut vivre avec son temps (en réalité, on a déjà trop de PC « récent » qui tournent en DDR3) - On ne prend que ce qui fonctionne, car on ne répare rien (donc un laptop sans batterie, ok, mais il faut qu'on puisse le faire fonctionner)

Pour les PC de récup, on achète de la RAM et du SSD, donc il faut qu'on rentre dans nos frais. Mais si on était riches, on pourrait même les donner comme ça, et se dire tant pis pour la dépense de la RAM et du SSD. Mais ici, comme on achète de la RAM et du SSD, et qu'on « vend » tout ça dans une boite métallique qu'on appelle parpaing, comptablement on peut le voir comme un produit qui nous a coûté 30€ par exemple et qu'on revend 50€.

Pour les serveurs, c'est plus compliqué, parce que d'une part ils ont une valeur réelle sur le marché (à voir mais probablement autour de 200€ par exemple), et d'autres part on a un intérêt dans Neutrinet à garder du stock si jamais un serveur rend l'âme, ou un disque ou de la RAM…

Il faut pouvoir identifier les serveurs dont Neutrinet aurait l'usage (serveurs dans la baie, mais aussi les serveurs en backup). Pour les premiers, il faut évaluer ce qu'on doit ammortir chaque année, pour constituer un budget en cas de pépin. Pour les seconds, il faut estimer un prix pour savoir combien on demanderait aux personnes intéressées, en sachant que le stock qu'on a constitue un potentiel revenu pour l'association.

Aussi, lorsqu'on reçoit du nouveau matériel, il faudra pouvoir déclasser les vieux serveurs, car on sait qu'on ne pourra plus rien en faire.

Les règles d'évaluation permettent de dire combien vaut le stock du matériel. Si on fait l'inventaire de ce qu'on a, cela ne sert à rien comptablement si on n'a pas de règles pour savoir combien ça vaut.

Après, il faut aussi voir dans quelles cases on devrait (pourrait ?) mettre les immobilisations.

TODO : [Liberfix] se pencher sur des règles existantes disponibles à la BNB (Petits Riens et CF2D qui récupèrent beaucoup) ou autre et croiser avec les fluxs de Neutrinet (dons, prix libre, lutte contre l'obsolescence programmée grâce à la réutilisation, etc.)

On a peut-être répondu à cette question.

Les factures c'est quelque chose qu'on vend (collecte, matériel du style brique internet), et les dons et cotisations c'est autre chose. Les VPN ça rentre dans les cotisations.

La brique internet, comme c'est un prix qui fluctue selon la commande, il faudrait le lier à de la facturation.

Pour la collecte future il faudra bien réfléchir à intégrer le coû de la bande passante, car pour le moment c'est Verixi qui la prend en charge pour les lignes internet. Mais, si on décide de mettre nos IP, ce sera Neutrinet qui prendra en charge cette bande passante, et donc il faudra la répercuter dans le prix qu'on demande. Le but étant d'être au moins à l'équilibre des coûts et revenus. Ce qui est bien, c'est que la bande passante se mutualise très bien, et donc plus on aura de lignes Neutrinet, plus stable sera les coûts de la bande de passante.

Premier tableau d'estimation des prix possibles en fonction des types de lignes : https://files.neutrinet.be/index.php/f/40836

Par exemple, si on faisait des lignes internet à 50€ TVAC, alors le calcul c'est: 25000/(50×12)x1.21 = 50 lignes internet. Pour le dire autrement, avec 50 lignes internet à 50€/mois TVAC, cela fait 50€x12/1.21 x 50 = 24.793 €

Donc, ce sera forcément moins de 50 lignes internet, puisqu'il y a le coût des autres choses.

TODO: - HgO: Estimer le chiffre d'affaire actuel pour savoir avec combien de lignes Neutrinet on exploserait le plafond des 25.000 €

Prochaine réunion : 08/02/2025, à 14h

Lieu : Chez Liberfix (attention: déménagement)

Garde-Pad : Liberfix

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.