2026/09/26 (hub admin)

• Réunion précédente
• Pad de la réunion

Heure de début : 15h

Présences : HgO, deuxnixx, Bruno

*Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion.* Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Fin:

HgO a reçu sa carte ING ! Ce fut long et fastidieux.

ING à envoyé un mail automatique pour demander à quel point on est sattisfait de notre éxpérience. On a réfléchis, on a attendu la carte 9 mois. Un beau bébé donc. Bravo Hg0, 2NXX, Célo et ING.

On a reçu une liste de mandats à signer pour la Chaf, pour qu'ils puissent faire les déclarations TVA, vérifier les comptes qui ont été déposés, etc. pour nous:

• Mandat Précompte Mobilier
  • Pour gérer les affaires fiscales en matière de précompte immobilier
• Mandat TVA
  • Pour que la CHAF puisse gérer notre TVA, c'est ce qu'on veut !
• Mandat FINPROF
  • Les déclarants de précompte professionnel sont obligés de transmettre leurs déclarations du précompte professionnel via internet (Finprof).
• Mandat BIZTAX
  • Biztax permet à la CHAF d'introduire notre déclarations d'impôt
• Mandat REGISTRE UBO
  • Pour gérer le registre UBO ou le consulter. Ce registre doit être mis à jour chaque année, et lorsque le CA change.
• Mandat CONTENTIEUX
  • Ce mandat est nécessaire si jamais on a un contentieux avec les impôts ou la TVA, pour que la Chaf puisse contester.
• Mandat Patrimoine PRO
  • Pour gérer les affaires fiscales en matière d’impôt des personnes physiques et d’impôt des non-résidents - personnes physiques

Il faut aller sur https://mandates-csam.minfin.fgov.be/finances

On a tout signé !

Il y a deux commandes de lignes internet en attente de signature:

• https://files.neutrinet.be/index.php/f/90369
• https://files.neutrinet.be/index.php/f/90368

2NXX a signé, HgO fera de même de son côté.

À noter qu'on se demande si c'est vraiment nécessaire d'avoir deux signatures pour les commandes de ligne internet. Une proposition à faire lors de l'AG ce serait que les bons de commandes des lignes internet ne doivent pas nécessiter deux signatures. Cela nous faciliterait la vie et cela n'aurait pas beaucoup d'impact sur le mode de gouvernance et la prise de décision dans Neutrinet…

HgO propose de faire une session d'envoi des factures une fois par mois à une date fixe, en binôme.

On se fixe les premiers lundis du mois à 18h30, les prochaines dates sont les

• 5/10
• 2/11
• 7/12

Si besoin, on pourra toujours décaler, l'idée étant surtout d'avoir un moment fixe où on s'occupe de l'envoie des factures. En soi, même si on ratait un mois, ce ne serait pas trop grave, la plupart des gens font un ordre permanent.

On avait fait un début de proposition pour revoir les cotisations:

https://files.neutrinet.be/index.php/f/65544

Plusieurs propositions:

1. Tous les services de Neutrinet ne sont fournis qu’aux membres

• Les VPN sont gratuits
• Les lignes internet et les VPS sont facturés
• On espère que les gens ayant déjà un VPN prennent une cotisation de soutien (ce qui ne changerait rien pour eux financièrement → 120€/an)

2. Le VPN n'est pas gratuit, mais c'est un service (comme les lignes internets) qu'on ferait à 5€/mois ou 7,5€.

• On est obligé d'être membre pour avoir accès aux services (VPN, ligne internet etc).
• Donc, avec la cotisation annuelle à 60€/an, on aurait 120€/an pour un VPN, par exemple (Cotisation + service VPN). Idéalement, ceux qui mettent une cotisation VPN à 20€/mois devraient prendre une cotisation de soutien par exemple pour qu'on s'y retrouve.

Questions:

• Est-ce qu'on fixe une limite de nombre de VPN par membre ? 1 seul VPN ça semble peu, mais 2 semble être une bonne limite. À réfléchir.
• Que ce passe-t-il quand une cotisation n'est pas payé ?

Questions à la Chaf:

• Est-ce qu'on peut avoir une cotisation trimestrielle ou mensuelle ? → Le plus simple serait d'avoir une cotisation annuelle, et les gens paient ensuite comme ils veulent.
• Par contre, est-ce qu'on fait une cotisation au prorata de l'année écoulée ou pas ?
• Est-ce qu'une limite par membre au nombre de VPN est un problème ? Est-ce que cela ne lierait pas à nouveau la cotisation annuelle à un « service » ?

Discussions lors de la réunion:

• La proposition 1:
  • le risque est qu'à long terme est que les nouveaux arrivants ne paient qu'une cotisation de 60€/an, et qu'au final le montant des cotisations ne soit plus de 6000€/an (parce qu'actuellement, beaucoup de gens prennent l'équivalent d'une cotisation de soutien)
  • En terme de communication, ce serait plus lisible de dire “en fait la cotisation VPN devient une cotisation annuelle”, mais en vrai c'est un truc qu'on va devoir faire une fois
  • Si plus tard on décide que le VPN coûte 5€/mois en plus de la cotisation, ce sera compliqué à expliquer aux gens.
  • Que faire si quelqu'un prend plusieurs VPN ? Est-ce qu'il faut une limite au nombre de VPN ? Et que se passe-t-il pour les personnes morales qui voudraient en prendre plusieurs, est-ce qu'on aurait une limite différente ?
• La proposition 2:
  • on pourrait plus tard décider que le VPN est gratuit pour les membres, donc cela permettrait une transition plus douce, et ce sera facile à expliquer. Par contre, il faudra prendre en compte la TVA à payer.
  • Pour ce qui est de la TVA, il faudrait voir si ce ne serait pas intéressant pour nous de sortir du régime de la franchise, parce qu'avec les cotisations et les dons, en principe l'État nous devrait de l'argent.
  • Cela rajoutera du travail pour la compta, parce qu'il faudra faire une facture par mois pour chaque VPN pris.
  • Financièrement c'est plus rassurant via cette proposition, car les VPNs vont tous être payé
  • Pas de restriction sur le nombres de VPN par membre.

On pense que la proposition 2 serait plus sûre et plus cohérente avec la réalité (aka un VPN payant si des gens veulent en prendre plusieurs et une cotisation clairement séparée du VPN).

Maintenant qu'on a résolu la question de la cotisation VPN, on a deux questions:

• Cotisation annuelle:
  • On propose de faire une demande de cotisation à deux moments:
    • lorsque la personne devient membre (prend une ligne internet, un compte VPN, ou juste comme ça), et une
    • chaque 1er janvier de l'année
  • Proposition 1 de faire la cotisation du nouveau membre au prorata par trimestre.
    • Du 1er janvier au 31 mars: on paie à partir du deuxième trimestre
    • Du 1er avril au 30 juin: on paie à partir du troisième trimestre
    • Du 1er juillet au 30 septembre: on paie à partir du quatrième trimestre
    • Du 1er octobre au 31 décembre: on paie à partir du 1er trimestre de l'année suivante (donc rien pour l'année courante, et une année complète pour l'année qui suit)
  • Proposition 2 de faire pareil mais par mois

On penche pour la proposition 2, parce qu'on fait déjà la facturation par mois, et a priori cela ne devrait rajouter trop de travail comme ça.

TODO:

• Voir avec la Chaf si ce ne serait pas intéressant financièrement de sortir du régime de franchise de la TVA ?
• Il faudrait avoir l'info quand un nouveau compte VPN est créé, pour pouvoir l'encoder soit dans Odoo soit dans un fichier sur le cloud ou Mattermost.
• Si la proposition 2 est aeccepté par l'AG, modifier les infos de paiement partout (formulaire d'inscription, site web, wiki, etc.)

On avait parlé de faire une AGE en fin d'année pour avoir le temps de parler d'autre chose des formalités administratives.

Les sujets qu'on pourrait aborder:

• Cotisations → a priori ok
• Conditions de vente → TODO compliqué
• Nouveaux tarifs pour les lignes internet → TODO
• Budget 2027 → TODO facile

On doit encore avancer sur la question des conditions de vente et sur la proposition des nouveaux tarfis pour les lignes internet.

Pour les nouveaux tarifs, HgO aimerait encore retravailler la proposition pour inclure les nouvelles cotisations.

Donc il faudrait valider la proposition des cotisations à la prochaine réunion des hubs (20/10), et si on n'a pas avancé sur les autres points il faudrait les valider lors de la réunion des hubs du 17/11. Donc l'AGE devrait se tenir après cette date.

Comme la réunion des hubs d'octobre est assez tard, il y a peut-être moyen de faire une réunion hub admin avant ?

Bruno a créé un sondage pour une date d'AG entre mi-novembre et mi-décembre : https://files.neutrinet.be/apps/polls/s/ymwTZPfm

https://doc.neutrinet.be/hub-admin-conditions-ventes

HgO et Deuxnixx vont voir des gens de ARN au camp CHATONS et vont en profiter pour leur poser des questions sur leurs conditions générales de services. HgO fera un retour des discussions le 25 août. → On a oublié du coup…

On va reporter le point à la prochaine réunion, mais ce serait bien de pouvoir avancer en dehors des réunions, même si c'est compliqué de se mettre la tête dedans…

TODO: Lire les conditions générales d'ARN avant le camp CHATONS en août → Deuxnixx et HgO

Lorsqu'on avait fait les tarifs pour les lignes internet, on avait mis une marge élevée pour permettre de rendre le projet viable. Dans l'appel aux dons, on estimait qu'au bout d'un certain nombre de lignes internet on pourrait diminuer le prix des lignes.

C'est un peu lié aux cotisations, en fonction de si on veut demander une cotisation pour prendre une ligne internet chez nous.

C'est aussi lié aux questions de TVA, parce qu'au tarif actuel on risque de dépasser le seuil des 25000€ l'année prochaine pour rester sous le régime de la franchise TVA.

https://files.neutrinet.be/index.php/f/89439

On se pose la question de ce que veut faire en terme de budget. Si on diminue les tarifs, est-ce que pour rester en franchise TVA ? Il faudrait plus le voir d'une autre manière, en enlevant les questions de TVA pour le moment, parce que si on diminue trop cela risque de nous mettre dans le rouge.

On a besoin d'un matela de trésorerie, pour:

• Du matériel, sachant que le prix de la RAM et des SSD a augmenté
• 4 mois de loyer potentiellement fin 2027
• Prix de l'électricité

Pour cela, on a besoin d'un budget qui explore les différents scénarios de tarifs.

Y. nous a donné un bon coup de main pour faire le déménagement avec sa camionnette, à la charger, etc. Il n'y a pas d'opposition pour faire un défraiement de 100€.

La Chaf nous a donné des explications pour faire un contrat volontariat : https://files.neutrinet.be/index.php/f/89500

La Chaf nous propose notamment notamment cette convention de bénévolat: https://www.levolontariat.be/note-dinformation-convention-de-volontariat-modele

Lionel nous relance pour la mise au vert, est-ce qu'on la ferait au printemps pour se donner le temps d'organiser ça ?

Ok pour faire ça au printemps, mais on reporte les détails pratiques à plus tard.

Prochaine réunion : 17/10 à 15h au 303, rue des Alliés, Forest

Lieu : 303 + BBB qui peut puisse

Garde-Pad : Bruno

*Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif.* *Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.*