Présences : Emmanuel, Virginie (Chaf), Bruno, Deuxnixx, Célo, HgO
Dans la partie facturation, chaque bloc correspond à un journal. Un journal est un peu comme un classeur.
Opérations diverses → on n'y touche pas
Espèces → le cash
Cotisation → c'est un journal spécifique qu'on a créé pour ranger les cotisation des membres.
On peut se rendre depuis le tableau de bord vers les factures fournisseurs, ou alors depuis le menu Fournisseurs > Factures fournisseurs.
Les factures arrivent par peppol dans la majorité des cas.
Le plus important sur une fiche fournisseur, c'est le numéro de TVA. Le reste est un peu plus optionnel. On peut voir les infos liées à Peppol, tout en bas à droite, dans facturation. On peut vérifier si le fournisseur est bien identifié dans Peppol avec un gros bouton VERIFY.
Il peut être intéressant de rajouter le compte bancaire du fournisseur. Ça permet de faire des ordres de paiements dans odoo qu'on importe ensuite dans la banque.
Chaque fournisseur met une référence sur sa facture qui est une référence unique. Elle est obligatoire.
Si retard, par exemple si on a en 2027 une opéération de 2026, elle est encodée comme 2026 mais entre dans la compta en 2027.
Pour la TVA, normalement on verrouille les période de TVA déjà encodées, donc ce n'est pas possible de se tromper et d'encoder une facture sur une mauvaise période… Mais à vérifier parce que lors de la formation on pouvait encoder une facture malgré le verrouillage.
Référence du paiement → communication justifiée (en principe elle se met automatiquement)
Dans les lignes de facture, c'est bien de mettre un libellé pour pouvoir s'y retrouver plus tard. Donc pour la facture de la Chaf on met “compta juin 2026”. Pour le compte, il faut choisir dans le plan comptable.
La loi définit les grandes lignes du plan comptable. Le premier numéro correspond à une catégorie : 60 ou 61 → achats courants, 7 → ventes (73, collect/dons).
La différence entre 60 et 61, c'est important pour connaître la marge. 60: approvisionnement et marchandises (chose qu'on achete pour pouvoir réaliser nos services). Donc frais d'hébergement par exemple (actuellement en 61 chez nous… devrait être en 60). Si on est une boulangerie, tout ce qui est farine, œufs, etc. Mais l'électricité, ce n'est pas nécessaire pour vendre le pain, donc ce serait 61.
Ce qui est surtout important, c'est de garder la même structure d'année en année, pour pouvoir comparer.
Au plus on est haut dans le tableau (60) au plus en est au cœur de l'activité.
Actif (ou immobilisation): choses qu'on a besoin pour nos services, mais qui sont gardé sur + d'un an. Si on achète de nouveaux serveurs → 63 comme actif. Comme on va les ammortir pendant 10 ans, on aura une partie de l'achat du serveur dans le compte 63 + des opérations dans opérations diverses.
:::info On peut faire autant de comptes que nécessaire. Il y a l'obligation de nomenclature pour les 2 premiers chiffres, pour le 3e il faut voir avec la CHAF, pour les 3 derniers, on est libres de mettre ce qu'on veut. Il faut néanmoins éviter de faire trop de comptes. :::
Compte analytique : track une boutique en particulier, même si il y en a plusieurs sous la même entité juridique (pas utile pour nous, pour le moment).
Catégorie d'immobilisation : c'est par exemple du matériel qu'on a acheté, l'argent a été transformé dans le matériel.
Pour la facture fournisseur, tant qu'on est franchisé on peut enlevé les taxes (mais du coup on doit tout réencoder en TTC).
On peut mettre une facture “à vérifier” quand on n'est pas sûrs de l'encodage. Ca permet à la CHAF de trouver facilement les factures pour lesquelles on a des questions.
Messages qu'on peut envoyer via les factures, cela envoie à tous les abonnés de la conversations… les utilisateur·ices de Odoo mentionné·e·s mais aussi la personne qui a envoyé la facture. A savoir pour les formulaires…
C'est l'opposé des factures. Dans Odoo, “remboursements” ou “notes de crédits”. C'est très similaire aux factures, mais en négatif. En fonction des fournisseurs, certains remboursent, d'autre demandent moins de sous à la prochaine facture.
Si ils demandent moins pour une prochaine facture, Odoo l'indique : c'est nommé “débit en circulation” dans les factures.
Avec Peppol, le PDF ne devient qu'une visualisation du XML.
Contacts d'achats : on configure un modèle correspondant à une facture qu'on reçoit tous les X. Ca permet de configurer les lignes d'une facture.
On l'utilise pour le moment avec OVH qui n'est pas encore dans le système Peppol.
On pourrait le faire pour les factures de Verixi qui ont beaucoup de lignes. Par ex., contrat d'achat Vreixi avec X lignes… Et mettre à jour le contrat d'achat régulièrement.
On devrait peut-être voir avec Verixi si c'est possible d'avoir des factures séparées pour les lignes internet, les services data center, etc.
Pour le moment, on génère des 'factures' pour les cotisation que nous n'envoyons pas tous les six mois. C'est juste pour nous retrouver et encoder les cotisations mensuelles qui arrivent. Problème pour la CHAF : si une cotisation est générée début août et dure jusque janvier, on a une facture qui concerne les deux années et comptablement c'est problématique.
On doit réfléchir à ce système. Il faut aussi voir comment on traite les cotisations VPN à terme.
Il faut penser à comment ça se passe :
A priori, le fait que des personnes paient une cotisation mensuelle ne pose pas de souci, si d'autres paient une cotisation annuelle. Mais ça doit correspondre à la même cotisation.
Pour 2025, on a une cotisation non-payée. Il faut voir comment on a réglé ça pour cloturer les comptes pour que ce soit bien traîté dans Odoo. Todo HgO envoie ce qu'il avait fait à Virginie.
On peut faire la mise en page dans les conditions paiements, en tapant / on peut ajouter un titre etc.
Si on en constate une, oui, il faut une note de crédit et refaire la facture
Ce ne serait pas impossible de demander aux abonnés d'avoir en plus une cotisation à côté. Ca rejoindrait ce que font les coopératives.
A priori pas de problème, mais Virginie va encore se renseigner.
Analyse → MIS reports → permet de faire et voir les rapports.
Lorsqu'on fait un rapport, on lui donne un titre,
Analyse → Grand livre non-lettré
Sinon le Bilan permet de savoir qui doit payer
On fait le lien entre les flux bancaires et Odoo.
Pour pouvoir faire la réconsiliation, il faut déjà importer les opérations bancaires. Actuellement, Neutrinet le fait manuellement mais on pourrait utiliser ponto. Pour 5€ par mois, ça permet d'avoir les transactions directement dans Odoo. Ca faciliterait pour que plus de monde puisse s'occuper de la compta dans Neutrinet.
Pour réconscilier les transaction, on clique sur le bouton au niveau du journal des opérations bancaires.
Envoyer la cotisation pour que la CHAF regarde ce qu'on devrait mettre les prochaines années.
Accents → il y a moyen de faire en sorte que lors d'une recherche il ne prenne pas en compte les accents. À faire sur le serveur.