2024/01/06 (hub-admin)

• Réunion précédente et Réunion statuts
• Pad de la réunion

Heure de début : 14h

Présences :

• Célo
• Deuxnixx
• Fredux
• Liberfix
• HgO

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Les statuts ont été envoyés mais il manquait le PV de l'AG donc ça nous a été renvoyé. Un nouvel envoi est en préparation.

Soit on l'envoie par recommandé, soit quelqu'un va l'apporter.

La facture Hetzner a diminué parce qu'on a déplacé le serveur de backup à la Maison de la Paix.

Il faut prévoir une convention avec Tactic asbl pour l'hébergement du serveur.

https://support.neutrinet.be/#ticket/zoom/15006

TODO: Liberfix crée un sondage pour la date pour rédiger la convention avec Tactic, sans oublier la contrepartie hébergement d'un serveur à LouiseDC à plus long terme.

Par rapport aux factures de Verixi, on attend toujours de pouvoir renégocier les coûts d'électricité qui avaient doublé l'année passée. Sachant qu'on n'a pas encore reçu la facture ce mois-ci, donc peut-être qu'ils sont en train de refaire leur compte de leur côté ?

TODO: HgO voit pour les relancer

Délivrée et payée

On peut produire des notes de frais trimestrielles, ça aiderait la trésorerie.

Parce que là on va avoir plus d'occupation connectées, donc ça peut être utile de récupérer plus régulièrement de l'argent. Cela nous amènera à la question de la facturation, parce que ça ne sera plus vraiment une note de frais exceptionnel et que ça va devenir un gros poste dans les comptes.

On pourrait suivre la formation de la boutique de gestion, ce serait une bonne occasion d'apprendre. Ils sont sur St-Josse : https://www.boutiquedegestion.be/

À voir s'ils proposent une formation sur la comptabilité.

Ils ont un catalogue ici et ils font aussi des formations sur mesure : https://www.boutiquedegestion.be/wp-content/uploads/Brochure_Formations_2023-2024_web.pdf

Voir aussi ce que fait l'associatif financier : https://www.associatiffinancier.be/ce-que-nous-faisons.html

Peut-être le CESEP : https://www.cesep.be/formation/comptabilite-pour-le-secteur-associatif/ ou https://www.cesep.be/formation/comprendre-la-comptabilite-pour-gerer-au-quotidien/ ?

On va y réfléchir…

TODO: Deuxnixx va contacter la boutique de gestion pour voir si cela pourrait nous être utile. On se questionne sur la facturation, la TVA, et les obligations légales en comptabilité.

TODO: Célo se renseignent auprès du comptable chez Tactic (associatif financier) s'il peut répondre à quelques questions

TODO: HgO prend contact avec le CESEP pour la formation

TODO: Liberfix se renseigne sur le fond 4S

https://doc.neutrinet.be/upgrade-2023-louisedc#
En quelques phrases :3 propositions d'achats de matériel
1- un one shot gros budget (2,738.22 €)
2- en deux étapes (1785 € + 973 € = 2758 €)
3- un autre one shot sans upgrade réseau (881.60 €)
L'idée c'est de remplacer les serveurs HP par les serveurs Dell qu'on a reçu, et en profiter pour améliorer le réseau du datacenter (remplacement des switchs)
Le nouveau switch serait du 10Gbps, pour permettre aux baies SAN (= gros serveur de stockage) prévues pour le serveur qui accueillera les backups des briques de fonctionner.
Les nouveaux switchs consommeront moins que les anciens, ce qui devrait permettre de contrebalancer l'arrivée du SAN.
Autre intérêt d'avoir du 10Gbps partout, c'est de simplifier le réseau, ce qui peut rendre la vie plus facile en cas de maintenance.
La demande du hub-infra :statuer sur une des trois solutions.
Est-ce que financièrement Neutrinet peut se le permettre ?

La proposition où on remplace les switchs permettra de proposer un serveur de backups pour les briques internet et de s'approprier la config réseau par les membres du hub-infra, et donc de soulager la charge mentale de chacun·e.

Le 28 janvier, le hub infra ira au datacenter pour venir placer les switchs. Ils seront en quelque sorte sous-utilisés. Ensuite le 2 mars on vient placer les nouveaux serveurs Dell. Et enfin, le 6 et 7 avril c'est la refonte réseau.

Décision: On peut donc le faire en deux étapes, en sachant que Neutrinet ne sera que sur un seul switch pendant quelques mois (jusqu'avril ?)

A prendre en compte dans le calcul : il va y avoir une commande de briques + on va devoir acheter du matériel pour les prochaines occupations de sans papiers. Les nouvelles connexions vont ainsi aussi augmenter nos coûts.

Pour avoir le cash flow nécessaire, il faut faire attention. Si on dépense beaucoup, il faut s'assurer qu'on fasse rapidement des notes de frais pour Sans Pap' et Zonneklopper pour le matériel et pour les connexions actives.

Pour les briques, on peut temporiser et attendre qu'il y ait plus de commandes.

Il faudrait faire une communication là-dessus pour expliquer qu'on a fait un investissement pour améliorer le réseau et permettre de proposer un serveur de backups. Cela pourra se faire lors du hub raclette du 22 janvier. Sans oublier de mentionner les engagements pour les différentes occupations.

À confirmer en hub infra, mais le serveur de backups ne sera pas ouvert avant mai 2024, car il faut que la refonte des réseaux soit terminée. Sans doute aussi faudra-t-il une interface web pour commander son espace de backups.

Appel aussi au hub infra pour un planning d'ouverture du service VPS

On aimerait avoir un retour des membres pour savoir qui serait intéressé·e pour les backups (sondage ?) et les VPS ? Appel du pied au hub communication.

On n'a pas eu beaucoup de commandes. Un peu en décembre n'a pas fait l'inventaire des stocks récemment. Il y a encore moyen de faire 1-2 briques.

Pendant l'été, on avait eu plusieurs personnes intéressées qui ne sont pas venues chercher leur brique, donc HgO a récupéré des briques qu'il avait préparée pour d'autres personnes.

Ce serait bien d'avoir un petit budget labo pour pouvoir essayer d'autres boards.

HgO va faire un inventaire pour la prochaine install party, et une proposition de budget pour une future commande. Bien entendu, cela ne veut pas dire qu'on fera la commande tout de suite, mais pour avoir une idée.

Pour le patrimoine, càd les stocks de l'association, est-ce qu'il y a une obligation légale ? Est-ce qu'on doit établir une estimation de la valeur de ces stocks ? Il nous faudrait au moins l'inventaire (sans la valeur) pour dire qu'est-ce qui est à Neutrinet et à personne d'autre.

Faudrait-il y avoir une assurance ? Pour notre “patrimoine”, mais surtout aussi nos serveurs au datacenter ?

À creuser la question d'une assurance RC ?

Pour l'AG, il faudrait refaire un budget. Il faut exporter les données d'Accounting et les mettre dans un document calc. Ensuite aménager ça pour montrer ce qui a été dépensé, ce qui est entré. Puis faire une projection pour 2024, en montrant le prolongement avec 2023, et ce qui change. Par exemple, on a reçu des serveurs donc plus besoin de les mettre dans le budget.

Liberfix a fait une démo 🤩

Liberfixx et Deuxnixx prévoient une date pour faire les opérations nécessaires.

À prévoir en mars, quel lieu ? Une des occupations chez VPS (Defacqz, Fritz, ou Hospitalière) avec location ? ou ZonneKlopper ?

TODO: Contacter Modou pour voir si VSP serait ok pour une AG Neutrinet chez eux

Pour la date, en général on fait l'AG en février / mars. Dans les possibilités:

• 30/03 → n'arrange pas tout le monde
• 31/03
• 01/04
• 13/04
• 14/04

https://files.neutrinet.be/apps/polls/s/HVxlZPYV

Prochaine réunion : 10/02 à 15h

Lieu : Caldarium

Garde Pad : Liberfix

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.