2022/12/03 (hub-admin)

• Réunion précédente
• Pad de la réunion

Présences :

• fredux
• deuxnixx
• niko
• tierce
• hgo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion. Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire

Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.

Niko a reçu un message de Serafina, comptable de l'asso 100pap, qui voudrait concrétiser ce qui a été évoqué avec Anne (ancienne comptable de l'asso), Hgo, Tharyrok, Niko et Fredux au dk. Serafina est dispo pour un rdv la semaine prochaine.

Pour rappel, il s'agit du fait que Neutrinet paie une connexion Verixi pour une occupation sans-papier, mais on n'avait pas réussi à s'entendre sur comment Neutrinet pourrait se faire rembourser (don, facture, …).

L'idée c'est aussi d'écouter ce que Serafina avait à dire, notamment sur l'état des finances de 100Pap.

Qu'est ce qu'on paie ou a payé ?

• une antenne wifi PoE + switch PoE + câble SFTP = ±100€ TTC
• une connexion pour Defacq (depuis avril 2022, à 35€/mois) = 420€ TTC / an

tierce: je suis choqué qu'on remercie quelqu'un·e qui donne un « certain montant ». Quel est le montant mininum qui déclenche un « merci » ? Soit on prend le temps de remercier toutes les personnes qui mettent de l'argent sur le compte de Neutrinet, soit on remercie personne, quel que soit le(s) montant(s).

tierce: Ça me choque d'autant plus que cela fait depuis l'appel au don que j'attends de pouvoir faire l'importation des versements dans Accounting, point qui fait partie de la présente réunion.

tierce: Je veux dire par là, que je me sens comme « l'herbe coupée sous le pied » dans le cadre de la création d'un hub-admin, tâche qui me semble compliquée et j'aurais aimé qu'on découvre les importations, qu'on se pose la question ensemble concernant les « suprises agréables, etc ».

C'est tout à fait humain de vouloir remercier quelqu'un qui fait un don de manière désintéressée.

La question est plutôt de savoir comment mettre en place une culture collective derrière le rapport au don, les remerciements, etc.

Deux canaux avec plus de 130 destinataires.

• la mailing liste https://lists.entransition.be/wws/info/neutrinet dont les modérateur·ice·s sont : Bram, hub-communication, listmaster, tierce , tharyrok, Olm-e. Hub-communication étant l'adresse mail hub-communication@neutrinet.be qui est disponible depuis Zammad (https://support.neutrinet.be).
• le salon General sur le Mattermost (en notifiant @all on déclenche l'envoit d'un mail dont le contenu est le message qu'on y écrit.)

TODO: poursuivre la découverte ou redécouverte des outils de Neutrinet : https://neutrinet.be/fr/a-propos et les accès qui vont avec.

TODO: améliorer / créer plus de documentation sur les outils, le fonctionnement, ou le passage d'infos lors des réunions ou des install parties.

Le hub infra s'est posé la même question lors de sa création..

On avait déjà fait ça : https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2022/10-29#c_est_quoi_le_hub-admin

tour de table/

tierce: je suis déjà content qu'on ait listé quelques éléments lors de la réunion du 29 octobre, mais si il fallait les détailler, ça drendrait beucoup de temps. Se poser des question concernant la gouvernance.

hgo: en plus de la liste précédente, une gestion quotidienne et de la stratégie sur 1 an ou 3 ans et faire en sorte que Neutrinet fonctionne. La notion de « direction » étant le rôle de l'assemblée générale. Genre le hub-admin propose et l'AG valide ou invalide.

deunixx: demande importante du hub infra. Tout ce qui n'est pas infra est admin, à la grosse louche. tentative de scinder les deux pour prendre des décisions. Le temps qu'on se donne, si pas en mois, en années.. Choisir des outils pour la compta (par exemple) en essayant d'être « compatible » avec d'autres assoss.

fredux: Endroit où on prend des décisions non-techniques, ce qui sous-entend des discussions, communications et feedback (vérification que les décisions sont bien prises, cohérence). Avoir un échéancier pour suivre la ligne du temps des tâches.

niko: documentation, travail en amont, espace de communication et de réflexion collective

C'est pour savoir qui pinguer (oui on est des nerds) quand il y a des réunions ou des choses à communiquer.

• liberfix
• deuxnixx
• fredux
• niko
• tierce
• hgo

tour de table/

tierce: Valérie a fait partie du hub-admin de manière centrale, et elle est toujours disponible pour répondre aux questions. Mais à part ça, elle ne participe plus au hub-admin.

Note que c'est valable pour d'autres personnes dans une certaine mesure. Donc des gens qui gravitent autour du hub-admin et qui ont un savoir relatif à ça. Par exemple, tbalthazar maintient encore l'application accounting.

consulter?…

hgo: comment on rentre dans un hub (la cooptation? comment on met ça en place?). La question ne s'est pas posée avec les personnes actuelles puisque ce sont des personnes qui participent à la vie de l'assos depuis quelques temps déjà. Un besoin de formaliser l'entrée (et la sortie) des personnes.

deunixx: notion d''écolage'

fredux: S'entourer de personnes qui ont des compétences dont on ne disposerait pas entre nous. Inviter des gens pour nous aider, écoler, accompagner et nous aider à sortir de notre grotte hivernale.

niko: liste semble judicieuse avec en plus l'idée que tout membre de neutrinet a un savoir qui pourait être utile au sein du hub admin..

tour de table/ tierce: préparer les réunions, faire la touillette des gens qui sont dans le hub, maintenir les PV (passer du pad au wiki), mettre à jour le calendrier. En gros c'est s'assurer qu'il y ait des réunions et que les sujets y soient traités.

hgo: l'animation peut-être aussi collective. la distribution des tâches et leur suivi. On peut discuter de « comment concrềtement faire » quand on aura fini le tour de table, voir si il faut définir plusieurs rôles (ping sociocratie) ou pas, etc.

deunixx: Contribuer à la mise en place des réunions, faire qu'elles se passent dans de bonnes conditions. Comment on acte des décisions prises.

fredux: Un jour par mois fixe (comme on a le 2ème mardi, 3ème dimanche) plus un jour par mois où on pourrait se tailler une bavette sur Jitsi (ou autre). Notion de sociocratie (Nath)

Par exemple, l'APRIL se réunit une demi-heure tout les vendredis midi avec un rappel la veille avec la structure de la réu du vendredi midi.

Canevas des réunion hebdomadaires de l'APRIL

30 min les vendredi midi en visio

1. Actions passées ou en cours
2. Actions à venir
3. Points en retard corrigés cette semaine
4. Points de blocage existants ou points en retard à traiter
5. Points forts de la semaine
6. Points de vigilance de la semaine

niko: importance du tour de rôle pour les différentes tâches (pas tout le temps les mêmes personnes, pas se sentir forcé de devoir faire une tâche). Ça va de l'animation d'une réunion hub admin (de la prise de note à la modération..) jusqu'à des tâches du hub admin (comptabilité, communication,…) et en plus de ça quel processus de décision si désaccord intra hub admin? Comment on fait pour éviter le clivage et continuer à faire de la co-construction. Par exemple, le vote est un outil « trop court » qui risque de souligner des polarisations. Il y a une possibilité d'expérimenter dans Neutrinet des processus de décisions vertueux.

OOMM = Open organisation maturity model (un truc de RedHat )

Le Niveau 3 étant ce vers quoi la collectivité devrait / pourait tendre.

Les participant·e·s ont l'impression de faire partie d'un processus commun et partagé de prise de décision au cours duquel les documents sont toujours disponibles ; les individus et les groupes n'hésitent pas à discuter des questions complexes pendant la réalisation des objectifs.

Les participant·e·s sont disposé·e·s à accueillir des commentaires et à créer un environnement dans lequel les autres se sentent appaisé·e·s ; il existe des lignes communes claires et des moyens pour solliciter et encourager l'expression de différents points de vue lors de la prise de décision.

Les cadres et processus de prise de décision et de résolution de problèmes peuvent être modifiés par le groupe, et les membres se sentent libres d'adapter leurs comportements en fonction des évolutions ; l'échec est considéré comme un résultat acceptable de l'expérimentation.

Les participant·e·s se lancent dans des projets collectifs, et se répartissent le travail efficacement en se connectant à d'autres groupes de projet pour former des équipes interfonctionnelles ; les participant·e·s collaborent en interne et en externe d'une manière qui profite bénéficie à toutes et tous.

Des valeurs et des principes partagés alimentent la prise de décision, la résolution des conflits et les processus d'évaluation ; les valeurs et les principes sont référencés sous formes verbales et écrites.

Faire ensemble l'import des mouvements de la banque dans Accounting.

cf. la documentation

Discuter du passage ou non à de la facturation.

Préparation réunion (pad, rappel, etc) : mercredi 14 au soir (17h jitsi)

Prochaine réunion hub-admin : 17/12 à 14h30.

Lieu : Caldarium.

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif. Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.