# 2026/03/07 (hub admin)

* [Réunion précédente](https://wiki.neutrinet.be/fr/rapports/2026-02-09-odoo)
* [Pad de la réunion](https://doc.neutrinet.be/hub-admin-2026-03-07#)

Heure de début : 14h

Présences : HgO, Célo

## Météo

*Moment informel durant lequel on exprime **en peu de mots** comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion.*
**Ce n'est pas un moment de discussion mais d'expression individuelle et ce n'est pas obligatoire :-)**

### Attente(s) forte(s)

*Si l'une ou l'autre personne exprime une attente forte, merci de vous en occuper en priorité ou de la noter dans le hub ou dans un point approprié.*

Fin: 17h

## Point sur l'appel aux dons

Est-ce qu'on ferait une relance ? On avait dit qu'on cloturerait le 15 mars.
Mais il faudrait communiquer sur l'install party et l'AG aussi.
Pour le moment, ça ne bouge plus trop, mais aussi parce qu'il n'y a plus eu de relance.

On fait la dernière relance avec la communication pour l'agenda du mois + l'AG si on a les heures plus précises.

Note: On doit toujours contacter notre mécène potentiel, mais ça peut se faire après la campagne de dons. Idéalement si on a l'info avant l'AG, cela permet de le prendre en compte dans le budget.

## Factures Odoo

Il faut envoyer les factures pour les lignes internet: https://odoo16.tacticasbl.be

Actuellement, on ne sait pas toujours comment Verixi traite l'information lorsque la connexion est prise. Si une personne prend une facture le 5 du mois, ce n'est pas clair si c'est facturé à partir du 6 ou du 5. On doit donc attendre la facture de Verixi pour savoir quoi facturer à notre tour au prorata. Mais on peut déjà envoyer la facture du mois suivant.

Donc l'idée c'est de facturer le mois suivant (mars dans ce cas), et plus tard facturer le mois de février au prorata lorsqu'on reçoit la facture de Verixix. On facture alors le routeur et les frais d'activation à ce moment-là.

Il faudrait que ce soit dans la FAQ.
Neutrinet pourrait aussi partir du principe que l'on facture à partir du lendemain, quitte à perdre un jour que Verixi facturerait (moins de 2€). Cela permet de facturer immédiatement le mois au prorata, ce qui est plus simple à gérer. On pourrait faire ça pour les lignes actuellement et confirmer ce mode de fonctionnement en réunion des hubs.

TODO: On confirme cette décision en réunion des hubs, en attendant on l'applique pour les trois lignes concernées.

Il faut aussi préciser que quand quelqu'un prend une ligne, on s'engage pour 12 mois. Car si quelqu'un veut revenir en arrière (par ex. suite à une ereur le jour même comme c'est arrivé récemment), on devrait en théorie payer des frais d'annulation.

Il faut prendre le temps d'écrire des conditions de ventes, peut-être voir si on continue à proposer des lignes. Actuellement, les gens qui prennent des lignes sont des personnes qui souhaitent nous soutenir mais maintenant que l'annonce paraîtra dans Médor, il risque d'y avoir d'autres gens.

Donc, il faut vraiment qu'on le mette dans la FAQ, et en attendant on signale aux personnes qui prennent une ligne chez nous qu'il y a une période d'engagement de 12 mois.

On a envoyé les factures pour le mois de mars.

Côté factures fournisseurs, HgO va payer celles de Verixi qui sont en retard (janvier et mars)

## Mandataires ING

ING demande à valider la carte d'identité, mais leur plugin web nécessite Windows… Donc soit passer par W$ soit passer en agence…

HgO va faire ça quand il a le temps, mais le risque est que Célo et deuxnixx doivent aussi faire la démarche. Donc pour le moment c'est bloqué.

TODO: HgO fait valider sa carte d'identité

## Clôture des comptes et budget

Il faut qu'on prenne de faire la clôture des comptes (et le budget). 

HgO a des questions comptables : par ex, on a payé l'IBPT en janvier 2026 alors qu'il devrait être comptabilisé en 2025. La question est de savoir si on doit considérer une plus grosse dépenses en 2026 pour le poste IBPT ou si on peut attribuer cette dépense en 2025 ?

Question à poser à la Chaf sans doute.

Mais cela veut dire qu'on doit préparer les comptes avant l'AG et après la Chaf.

## Listing clients TVA

Il faut déposer la liste des clients pour lesquelles on a émit des factures TVA : https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/assujettissement-tva/regime-franchise-taxe#q1

À faire avant le 31 mars

> Vous devez communiquer, au plus tard le 31 mars de chaque année, le montant total de vos opérations effectuées l’année précédente en Belgique ou « 0 » si aucune opération n’a été effectuée. Ces informations doivent être communiquées pour la première fois en ce qui concerne 2025, au plus tard le 31 mars 2026 via l’application prévue pour le listing clients TVA (montant total du chiffre d’affaires qui a été réalisé au cours de cette année ( y compris les opérations mentionnées dans ce listing)). Par conséquent, étant donné cette nouvelle obligation, vous devez déposer un listing clients, même si vous n’avez effectué aucune opération devant être mentionnée dans le listing clients.

En 2025, on a fait deux factures. Ce sera simple, mais il faut voir comment faire.

TODO: HgO va se renseigner et s'il ne trouve pas on pose la question à la Chaf

## Préparation de l'AG

À ne pas oublier:
- Changement du siège social
- Envoyer le rappel des cotisations annuelles (membres adhérents et effectifs)
    - En profiter pour faire la demande aux personnes ayant pris une ligne neutrinet
- Renouvellement CCJ
- Renouvellement Nubo
- Renouvellement FDDN


### Rétroplanning

- 19/04 : AG
- 5/4 : Deadline pour envoi des convocations
- 20/03 à 14h : Préparation AG et clôture des comptes

### Ordre du jour

https://doc.neutrinet.be/ag2026-ordre-du-jour#

HgO aimerait faire une petite présentation sur les prévisions des lignes internet, afin d'ammorcer la discussion de fin d'année sur les tarifs.

On pourrait créer un hub après l'AG sur cette question là.

TODO:

- Faire la liste des membres adhérent·es (HgO)
- Message du vieux con d'intro (Tharyrok)
- Communiquer sur l'auberge espagnole sur le temps de midi

### Courses

- Chips et autres crasses
- vaisselle (couverts, assiettes, verres) -> demander un accès à la cuisine du Marbré
- Acheter des boissons
    - café (voir s'il y a une machine à café sur place)
    - thé (voir s'il y a une bouyare sur place)
    - softs, 
    - bières, 
    - vins ?
- serviettes
- essuie-tout

Neutrinet a 50€ de budget pour des boissons et l'apéro. On fera les courses avant l'AG (vérifier si le magasin est ouvert le dimanche -> a priori ouvert).

## Préparation accompagnement Chaf

- Comptes 2025 : Faut-il mettre sur 2025 une facture payée en 2026 lorsqu'on publie nos comptes en comptabilité simple ?
- Listing clients TVA
- TVA sur les factures fournisseurs ?
- Obligation Peppol pour recevoir les factures fournisseurs ?
- Dans Odoo, quel est l’intérêt de mettre le même produit en achat et vente ? Intuitivement on a envie de faire deux trucs séparés.
- Double système cotisations et factures clients : comment on les fait coexister ?

## Prochaine réunion

Prochaine réunion odoo : 16 mars 14h à la Smart (Chaf)
Prochaine réunion hub-admin : après l'AG

Date(s) pour la préparation de l'AG et clôture des comptes : 20/03 

Garde-Pad: HgO

## Météo de fin

*Moment informel durant lequel on exprime **en peu de mots** comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif.*
*Si une ou plusieurs **tension est née** durant la réunion, il est peut-être nécessaire d'envisager l'une ou l'autre réunion pour y remédier.*

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